Der Telefonassistent für Kommunen, Städte und Gemeinden

Automatisieren und optimieren Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit für mehr Bürgernähe und Entlastung Ihres Verwaltungspersonals.

Frau telefoniert mit Smartphone

Hallo, ich möchte für Dienstag einen Termin zur Ausweisverlängerung vereinbaren.

Dienstag ist leider ausgebucht. Geht es auch am Donnerstag, 13:30 Uhr?

Ja, das ist auch in Ordnung.

Alles klar, ich trage Sie für Donnerstag, 13:30 Uhr ein. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!

Smartphone eingehender Anruf vom VITAS Telefonassistenten
Öffentliche Einrichtungen, wie Stadtverwaltungen oder Bundesbehörden, sind ein wichtiger Dienstleister für die Bürgerschaft. Strenge regulatorische Vorgaben, aufwendige Dokumentation sowie der Druck zur Modernisierung bremsen die Dienststellen aus. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, muss das Potential innovativer Technologien ausgeschöpft werden. Mit der VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten bieten wir eine digitale Lösung, speziell für die öffentliche Verwaltung, um den Telefonkanal zu entlasten.

Der VITAS
Telefonassistent ...

  • beantwortet automatisiert all Ihre Anrufe
  • vermerkt alle Anrufdetails in Textform in der VITAS Plattform
  • entlastet Ihr Verwaltungspersonal effektiv, sodass wieder mehr Zeit für komplexe Anliegen und die Bürger:innen vor Ort bleibt
  • geht über die standardmäßige DSGVO-Konformität hinaus und bietet eine Plattform, die ohne ausländische Drittanbieter genutzt werden kann
assistant portrait
VITAS Maskottchen telefoniert weiße Linien

Das Beste daran:

Der Assistent spricht mit Dutzenden Anrufenden gleichzeitig und ist in unter einer Stunde selbständig eingerichtet! Mit unserer innovativen Technologie können Sie die Produktivität Ihres Unternehmens steigern und Ihren Kundenservice verbessern.

Höchste Datenschutzstandards speziell für die Nutzung öffentlicher Einrichtungen

VITAS geht mehrere Schritte über die standardmäßige DSGVO-Konformität hinaus.

  • Der einzige Telefonassistent ohne ausländische Infrastruktur - Sie haben die volle Kontrolle über Ihre Daten
  • ISO 27001 für Informations- und Datensicherheit zertifiziert
  • Eigenständiger Telekommunikationsanbieter bei der Bundesnetzagentur
  • Individueller Speicherzeitraum und Datenschutzhinweise

Vereinbaren Sie noch heute einen kostenlosen Beratungstermin

Ihr Ansprechpartner für öffentliche Einrichtungen:

So profitieren Sie von VITAS in Ihrer öffentlichen Einrichtung

  • Bieten Sie den Bürger:innen den bestmöglichen Service
  • Ständige Erreichbarkeit: Ihr Telefonassistent nimmt automatisiert verschiedenste Anliegen auf und beantwortet einfache Anfragen
  • Selektieren Sie Ihre Anrufe vor und lassen Sie bei bestimmten Anliegen an die richtige Ansprechperson weiterleiten
  • Ihr Verwaltungspersonal wird durch den Wegfall der Telefontätigkeit entlastet und kann sich auf die Kund:innen vor Ort und komplexe Anfragen konzentrieren
  • Behalten Sie den Überblick Ihrer telefonischen Anfragen dank sinnvoller Strukturierung und Aufbereitung aller Daten in der VITAS Plattform
  • Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen mehr: Der VITAS Telefonassistent verarbeitet dutzende Anrufe gleichzeitig
  • Vollautomatisierte Terminvereinbarung durch Integration in Partnerprogramme, wie z.B. Kommunix

Einfacher geht's nicht!

Für die Einrichtung des VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich 3 Dinge:

icon for current browsers

Einen aktuellen Internetbrowser

+
Icon for phone forwarding

Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage

+
Icon for 15 minutes installation time

60 Minuten Einrichtungszeit

Bei VITAS gibt es keine Einschränkungen! Der Telefonassistent ist mit jedem System kompatibel

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Wir wollten die Telefonanlage intelligenter gestalten und einen Mehrwert für unsere Patient:innen schaffen. Mit VITAS haben wir das geschafft und zusätzlich noch unsere Telefonistinnen entlastet. Dabei ist VITAS weiter und zuverlässiger als andere Telefonassistenzsysteme, die wir getestet haben und ermöglicht angenehme und sehr realistische Gespräche.

Dr. Med. Karin Simeria
Fachärztin für HNO und Gesellschafterin
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Blaue Anführungszeichen Dekoration

Unser Verwaltungsteam ist begeistert! Als wir das System kurzzeitig abgeschaltet hatten, um intern etwas zu ändern, wurde ich direkt gefragt, wann VITAS endlich wieder das Telefon übernehmen würde. Wir möchten nicht mehr auf die Entlastung durch den Telefonassistenten verzichten!

Mario Himmer
Rehazentrum Wöhrderwiese
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Blaue Anführungszeichen Dekoration

Das Gesundheitsamt Kreis Höxter entlastet durch den Telefonassistenten nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine optimale telefonische Erreichbarkeit für die Anrufenden. Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe spart das Amt viel Zeit und Geld.

Dennis Schellartz
Gesundheitsamt Kreis Höxter,
Sachbearbeiter Digitalisierung
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Blaue Anführungszeichen Dekoration

Ich kann den Telefonassistenten jedem ans Herz legen. Gerade im Handwerk ist noch viel Luft nach oben bezüglich Digitalisierung. Ich bin der Meinung. dass VITAS langfristig den Notrufdienst im Handwerk attraktiver gestalten kann.

Pascal Brochier
Gesellschafter & LeiterDigitalisierung
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Gewobau Portrait
Blaue Anführungszeichen Dekoration

Die VITAS-Telefonassistenz hilft uns sehr bei den täglichen Abläufen im Büro und macht die Arbeit damit effizienter. Unsere Anrufe können wir nun endlich strukturierter und konzentrierter abarbeiten.

Harald Bergmann
Geschäftsführer
Gewobau Schwabach
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Dr. Martin Kiel Portrait
Blaue Anführungszeichen Dekoration

Die MFAs werden entlastet, das System lässt sich leicht bedienen - bisher sind keine Wünsche offen! Unsere Patient:innen sind froh, eine Plattform für die Aufgabe von Rezepten, Überweisungen und anderen Wünschen zu haben, ohne sich in die lange Telefonschleife einreihen zu müssen.

Dr. Martin Kiel  
Hausarztzentrum Eiterfeld
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Blaue Anführungszeichen Dekoration

Wir sind immer auf der Suche nach neuen Lösungen, um unsere Praxisabläufe effizienter zu gestalten und sind froh den Telefonassistenten von VITAS gefunden zu haben! Uns gefällt vor allem, dass wir als Nutzer in die Weiterentwicklung einbezogen werden. Ein riesiger Vorteil gegenüber anderen Anbietern.

Dr. Med. Univ. Gabor Csiky-Strauss
Geschäftsführung & Praxisinhaber
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kurkuma Kochschule Portrait
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Endlich müssen wir nicht mehr ständig unseren Anrufbeantworter abhören und stundenlang Rückrufe erledigen. Mit VITAS bleiben wir jederzeit erreichbar und erhalten alle für uns wichtigen Infos auf einen Blick. So bleibt uns mehr Zeit, um uns auf unsere Leidenschaft zu konzentrieren: Das Kochen!

Roman Witt und Arne Ewerbeck
Inhaber der
Kurkuma Kochschule
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DataCater Stefan Sprenger Portrait
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Wir sind froh mit der VITAS Plattform eine einfache Lösung für unseren Telefonsupport gefunden zu haben. Damit bieten wir unseren Kund:innen einen völlig neuen Kontaktkanal und eine 42 % schnellere Bearbeitung der eingehenden Anfragen.

Stefan Sprenger
CEO und Gründer
DataCater
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Ihr Weg zu Ihrem individuellen Telefonassistenten

30 Tage Trial Icon

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Beginnen Sie noch heute Ihre 30-tägige kostenlose Testphase und nutzen Sie alle Vorteile des Telefonassistenten einen Monat lang völlig unverbindlich.
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Sofort nach der Anmeldung können Sie selbständig durchstarten: Konfigurieren Sie in unter einer Stunde Ihren eigenen Telefonassistenten - ganz ohne technische Vorkenntnisse.
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Loslegen

Genießen Sie die Ruhe und arbeiten Sie endlich wieder konzentriert, ohne vom ständigen Telefonklingeln gestört zu werden.

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Ihr Ansprechpartner für öffentliche Einrichtungen:

Das sagen unsere Kunden

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Unser Verwaltungsteam ist begeistert! Als wir das System kurzzeitig abgeschaltet hatten, um intern etwas zu ändern, wurde ich direkt gefragt, wann VITAS endlich wieder das Telefon übernehmen würde. Wir möchten nicht mehr auf die Entlastung durch den Telefonassistenten verzichten!

Stefan Sprenger DataCater

Mario Himmer

Bereichsleitung Rehazentrum Wöhrderwiese

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Die VITAS-Telefonassistenz hilft uns sehr bei den täglichen Abläufen im Büro und macht die Arbeit damit effizienter. Unsere Anrufe können wir nun endlich strukturierter und konzentrierter abarbeiten.

Stefan Sprenger DataCater

Harald Bergmann

Geschäftsführer Gewobau Schwabach

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Die MFAs werden entlastet, das System lässt sich leicht bedienen - bisher sind keine Wünsche offen! Unsere Patient:innen sind froh, eine Plattform für die Aufgabe von Rezepten, Überweisungen und anderen Wünschen zu haben, ohne sich in die lange Telefonschleife einreihen zu müssen.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. Martin Kiel

Hausarztzentrum Eiterfeld

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Das Gesundheitsamt Kreis Höxter entlastet durch den Telefonassistenten nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine optimale telefonische Erreichbarkeit für die Anrufenden. Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe spart das Amt viel Zeit und Geld.

Stefan Sprenger DataCater

Dennis Schellartz

Sachbearbeiter Digitalisierung,
Gesundheitsamt Kreis Höxter

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Wir haben unsere gesamte telefonische Kundenkommunikation auf den Telefonassistenten umgestellt. Am besten gefällt uns dabei die Flexibilität des Assistenten. Änderungen lassen sich super schnell selbst anpassen und ohne großen Aufwand.

Stefan Sprenger DataCater

Neele Maarten de Vries

Geschäftsführer und Co-Founder
Mozaik

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Seitdem wir den Telefonassistenten nutzen, ist es in unserer Praxis deutlich ruhiger und wir sind gut für unsere Patienten erreichbar. Durch die effektiven Gespräche spart uns der Assistent viel Arbeitszeit.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. med. Alexander Regge

Gemeinschaftspraxis Dres. med. Alexander und Silke Regge

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Der Telefonassistent ist super, die MFAs sind begeistert! Wir können uns auf unsere Kunden konzentrieren und die Anrufe systematisch und in Ruhe abarbeiten.Der Assistent ist rund um die Uhr verfügbar, sodass die Anrufenden ihre Anliegen immer direkt loswerden können! Ich denke die VITAS-Plattform ist für jedes Unternehmen sinnvoll, das eine Dienstleistung anbietet!

Stefan Sprenger DataCater

Harry Eibl

Orthopädiezentrum Tuttlingen

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Wir sind begeistert wie simpel und flexibel der Umgang mit der VITAS Plattform und dem Telefonassistenten ist. Wir haben wechselnde Anwender:innen in unserem Talent-Programm, weshalb die Einfachheit von VITAS perfekt in unser Unternehmen passt.

Stefan Sprenger DataCater

Benjamin Bauer

Geschäftsführer ZOLLHOF Betreiber GmbH

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Die telefonische Erreichbarkeit und die Kontaktaufnahme zu unserer Praxis ist für uns von entscheidender Bedeutung. Mit VITAS konnten wir das Problem lösen, dass unsere Patient:innen uns nur schwer erreichen konnten.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. Stefan Mann

Gefässzentrum Regensburg

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Wir sind immer auf der Suche nach neuen Lösungen, um unsere Praxisabläufe effizienter zu gestalten und sind froh den Telefonassistenten von VITAS gefunden zu haben! Uns gefällt vor allem, dass wir als Nutzer in die Weiterentwicklung einbezogen werden. Ein riesiger Vorteil gegenüber anderen Anbietern.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. Med. Univ. Gabor Csiky-Strauss

Geschäftsführung & Praxisinhaber

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Wir sind vom VITAS  Telefonassistenten begeistert und möchten ihn nicht mehr missen! Er findet nicht nur bei den jüngeren, sondern auch bei der älteren Generation Anklang. Vor allem die automatische Terminvergabe mit Samedi ist eine große Erleichterung für uns.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. Oliver und Dr. Vanessa Günther

Zahnarztpraxis Dr. Oliver Günther

Blaue Anführungszeichen Dekoration

Ich kann den Telefonassistenten jedem ans Herz legen. Gerade im Handwerk ist noch viel Luft nach oben bezüglich Digitalisierung. Ich bin der Meinung. dass VITAS langfristig den Notrufdienst im Handwerk attraktiver gestalten kann.

Stefan Sprenger DataCater

Pascal Brochier

BROCHIER Gruppe

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Mit VITAS haben wir einen Mehrwert für unsere Patient:innen geschaffen und zusätzlich noch unsere Telefonistinnen entlastet. Dabei ist VITAS weiter und zuverlässiger als andere Telefonassistenzsysteme, die wir getestet haben und ermöglicht sehr realistische Gespräche.

Stefan Sprenger DataCater

Dr. med. Karin Simeria

MVZ HNO Medic

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Häufig gestellte Fragen

Kann der Telefonassistent auch mehrere Rufnummern/Durchwahlen verwalten?

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Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.

Was passiert, wenn Teile des Anrufs unverständlich sind?

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Zunächst stellt der VITAS Telefonassistent gezielt Rückfragen, um unverständliche Antworten nochmals abzufragen. Sollte auch dann keine sinnvolle Kommunikation zwischen dem Telefonassistenten und dem Anrufenden zustande kommen, können Sie in den Eskalationseinstellungen eine “Notfall”-Rufnummer hinterlegen, an dir Ihr Anrufender durchgestellt wird oder eine automatisierte Ansage abgespielt wird.

Wie sicher ist der Telefonassistent? Sind meine Daten geschützt?

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Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.

Was passiert, wenn die Anrufenden mit einem Mitarbeitenden sprechen wollen?

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Im besten Fall kann unser Telefonassistent alle Anrufe für Sie annehmen und die benötigten Informationen abfragen. Falls Sie Ihren Anrufenden weiterhin die Möglichkeit geben wollen, persönlich mit Ihnen zu sprechen, können Sie innerhalb des Gesprächsverlaufs oder auch bei bestimmten Anrufgründen eine Weiterleitung einfügen. Wenn bei bestimmten Anliegen der persönliche Kontakt in Ihrem Unternehmen im Vorrang stehen soll, so können Sie dies mit dieser Funktion ganz einfach sicherstellen.