Ihr digitaler Assistent für Kommunen, Städte und Gemeinden

Automatisieren und optimieren Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit mit dem VITAS Telefonassistenten. Mehr Bürgernähe und Entlastung Ihres Verwaltungspersonals.

Frau telefoniert mit Smartphone

Hallo, ich möchte für Dienstag einen Termin zur Ausweisverlängerung vereinbaren.

Dienstag ist leider ausgebucht. Geht es auch am Donnerstag, 13:30 Uhr?

Ja, das ist auch in Ordnung.

Alles klar, ich trage Sie für Donnerstag, 13:30 Uhr ein. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!

Smartphone eingehender Anruf vom VITAS Telefonassistenten

Hunderte Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor vertrauen auf VITAS

Ihr persönlicher Verwaltungsmitarbeiter -in unter einer Stunde konfiguriert

Der VITAS Telefonassistent nimmt Ihre Anrufe automatisiert an, erfragt das Anliegen sowie alle nötigen Informationen und vermerkt die  Anrufdetails in Textform in der VITAS Plattform.
Ihr digitaler Assistent nimmt jegliche telefonischen Kundenanliegen, wie beispielsweise Adressänderungen oder Störungsmeldungen selbständig entgegen. Termine werden sogar vollautomatisiert vereinbart. In einem menschenähnlichen Gespräch mit Ihren Patienten erfragt der Telefonassistent alle für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen und prüft diese, z.B. bei Angabe der Adresse, auf Richtigkeit. Anschließend werden alle Anrufdetails strukturiert und in Textform in der VITAS Plattform aufbereitet, sodass Ihr Team diese auf einen Blick einsehen und effizient bearbeiten kann, ohne aktiv im Telefondienst arbeiten zu müssen.
Öffentliche Einrichtungen sind ein wichtiger Dienstleister für die Bürgerschaft. Strenge regulatorische Vorgaben und aufwendige Dokumentation bremsen die Dienststellen aus. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, muss das Potential innovativer Technologien ausgeschöpft werden. Mit der VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten bieten wir Ihnen eine digitale Lösung. Ohne IT-Kenntnisse, sondern via Texteingabe können Sie sich Ihren eigenen Telefonassistenten konfigurieren. Ihr digitaler Assistent übernimmt eingehende Anrufe und erfragt in einem natürlichen Gespräch alle wichtigen Informationen. Anschließend können Ihre Fachkräfte die Details zum Anruf in der Plattform, strukturiert und in Textform für Sie aufbereitet, einsehen.
Nutzen Sie die Vorteile Ihres KI-basierten Telefonassistenten, der Ihren Fachkräften den Telefondienst abnimmt. Über Ihren digitalen Assistenten können Sie jegliche Kundenanfragen, wie beispielsweise Zählerstandserfassungen, automatisiert entgegennehmen, ganz ohne Personalaufwand. Die Anrufdetails finden Sie in Textform aufbereitet in der VITAS Plattform direkt auf einen Blick. So treiben Sie ganz einfach die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb voran und entlasten Ihre Mitarbeitenden am Telefon.

Für jede öffentliche Einrichtung  die richtige Wahl

Dennis Schellartz
Sachbearbeiter Digitalisierung
Das Gesundheitsamt Kreis Höxter entlastet durch den Telefonassistenten nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine optimale telefonische Erreichbarkeit für die Anrufenden. Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe spart das Amt viel Zeit und Geld.
Erfahrungsbericht lesen
Die Netzgesellschaft der N-ERGIE Aktiengesellschaft erfasste die Zählerstände ihrer Kund:innen bisher neben einem Online-Angebot auch über den Rückversand von Postkarten. Um gemäß der Unternehmenskultur die Digitalisierung weiter voranzutreiben, wurde nach einem Ersatz für den aufwändigen analogen postalischen Weg gesucht. Mit VITAS gelang ihnen dies.
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Herald Bergmann
Geschäftsführer
Das kommunale Wohnungsunternehmen erhält monatlich rund 2.500 Anrufe. Durch den VITAS Telefonassistenten werden alle Informationen, bspw. für Reparaturmeldungen und Wohnungssuche, zur strukturierten Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
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So einfach automatisieren Sie Ihre Bürgeranrufe

Ohne technische Kenntnisse und in unter einer Stunde den eigenen Telefonassistenten via Texteingabe konfigurieren.
Plattform über Webbrowser erreichbar
Intuitive Benutzeroberfläche
Vorgefertigte Vorlagen
Kostenfreie Unterstützung
Datenschutz und Datensicherheit
Richten Sie in Ihrer Telefonanlage eine Rufnummernweiterleitung zu Ihrem virtuellen Telefonassistenten ein. So ermöglichen Sie es Ihrem digitalen Helfer, Ihre Anrufe anzunehmen.
Keine neue Hardware benötigt
Kostenfreie Unterstützung bei der Einrichtung
Nun können Ihre Anrufenden jederzeit bei Ihnen anrufen. Ihr Telefonassistent nimmt die Anliegen persönlich entgegen und interagiert fast wie ein Mensch mit Ihren Anrufenden.
Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler Anrufverarbeitung
Alle Anrufdetails werden in Text umgewandelt
Ihr Telefonassistent fragt selbständig nach fehlenden Informationen
Bei Bedarf wird an Ihr Personal weitergeleitet
Termine werden vollautomatisiert vereinbart und in Ihren Kalender eingetragen
Beratungstermin buchen
Ihre Fachkräfte können jeden Anruf in Textform in der VITAS Plattform einsehen und zeitasynchron abarbeiten.
Keine Doppelbelastung mehr durch das Telefon
Ruhigere Arbeitsatmosphäre durch Wegfallen des Telefonklingelns
Zufriedene Patient:innen durch die verbesserte telefonische Erreichbarkeit

Bereit Loszulegen?

30 Tage kostenlos und völlig unverbindlich testen
Automatische Kündigung - Keine Abofalle
Keine Zahlungsdaten notwendig
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Sie haben noch offene Fragen zu Ihrem Anwendungsfall? Dann buchen Sie sich kostenfrei einen Beratungstermin bei unseren Experten.
Individuelle Beratung, ohne Kosten
Gemeinsam die ersten Schritte zum eigenen Assistenten gehen

So profitieren Sie von VITAS in Ihrer Einrichtung

Mehr Zeit und Fokus für wertschaffende Tätigkeiten
Uneingeschränkte telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens
Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler Anrufannahme von Hunderten Anrufen
Entlastung Ihres  Fachpersonals durch Wegfall des Telefondienstes
Sinnvolle Strukturierung und Aufbereitung aller Anrufinformationen
Vollautomatisierte Terminvereinbarung bis hin zum Kalendereintrag
Unser Partnernetzwerk
u.v.m.

Funktionen, die Ihr Leben im Telefondienst vereinfachen

Darstellung komplexer Gesprächsverläufe durch Verzweigungs- und Wiederholungsfragen sowie Aussagen

Lassen Sie Ihren Telefonassistenten die Anliegen vorselektieren und direkt an die zuständigen Mitarbeitenden weiterleiten

Automatisierte Benachrichtigungsfunktion via SMS und Rückruf

Vorgefertigte Vorlagen für einen schnellen Start

Exportieren Sie alle Anrufinformationen zur einfachen Weiterverwendung

Individuelle Beratung,  unverbindlich und kostenfrei
Gemeinsam die ersten Schritte zum eigenen Assistenten gehen
Automatische Kündigung - Keine Abofalle
Keine Zahlungsdaten benötigt

Ohne IT-Kenntnisse, in unter einer Stunde den eigenen KI-Mitarbeiter konfigurieren

Für die Einrichtung des VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich drei Dinge:
Einen aktuellen Internetbrowser
Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage
60 Minuten Einrichtungszeit

Bei VITAS gibt es keine Einschränkungen! Der Telefonassistent ist mit jedem System kompatibel - Egal ob

Tausende zufriedene Kund:innen in Deutschland, Österreich und Schweiz

Häufig gestellte Fragen

Was, wenn ich mir nicht sicher bin, wie viele Anrufe ich erhalte?

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Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.

Kann der Telefonassistent Termine auch vollautomatisiert vereinbaren?

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Zunächst stellt der VITAS Telefonassistent gezielt Rückfragen, um unverständliche Antworten nochmals abzufragen. Sollte auch dann keine sinnvolle Kommunikation zwischen dem Telefonassistenten und dem Anrufenden zustande kommen, können Sie in den Eskalationseinstellungen eine “Notfall”-Rufnummer hinterlegen, an dir Ihr Anrufender durchgestellt wird oder eine automatisierte Ansage abgespielt wird.

Kann ich mit der VITAS Plattform mehrere Standorte abdecken?

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Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.

Wie sicher ist der Telefonassistent? Sind meine Daten geschützt?

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Im besten Fall kann unser Telefonassistent alle Anrufe für Sie annehmen und die benötigten Informationen abfragen. Falls Sie Ihren Anrufenden weiterhin die Möglichkeit geben wollen, persönlich mit Ihnen zu sprechen, können Sie innerhalb des Gesprächsverlaufs oder auch bei bestimmten Anrufgründen eine Weiterleitung einfügen. Wenn bei bestimmten Anliegen der persönliche Kontakt in Ihrem Unternehmen im Vorrang stehen soll, so können Sie dies mit dieser Funktion ganz einfach sicherstellen.