Ihr digitaler Assistent für Kommunen, Städte und Gemeinden
Automatisieren und optimieren Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit mit dem VITAS Telefonassistenten. Mehr Bürgernähe und Entlastung Ihres Verwaltungspersonals.
Dienstag ist leider ausgebucht. Geht es auch am Donnerstag, 13:30 Uhr?
Ja, das ist auch in Ordnung.
Alles klar, ich trage Sie für Donnerstag, 13:30 Uhr ein. Ich wünsche Ihnen noch einen schönen Tag!
Hunderte Unternehmen aus dem öffentlichen Sektor vertrauen auf VITAS
Ihr persönlicher Verwaltungsmitarbeiter -in unter einer Stunde konfiguriert
Der VITAS Telefonassistent nimmt Ihre Anrufe automatisiert an, erfragt das Anliegen sowie alle nötigen Informationen und vermerkt die Anrufdetails in Textform in der VITAS Plattform.
Ihr digitaler Assistent nimmt jegliche telefonischen Kundenanliegen, wie beispielsweise Adressänderungen oder Störungsmeldungen selbständig entgegen. Termine werden sogar vollautomatisiert vereinbart. In einem menschenähnlichen Gespräch erfragt der Telefonassistent alle für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen und prüft diese, z.B. bei Angabe der Adresse, auf Richtigkeit. Anschließend werden alle Anrufdetails strukturiert und in Textform in der VITAS Plattform aufbereitet, sodass Ihr Team diese auf einen Blick einsehen und effizient bearbeiten kann, ohne aktiv im Telefondienst arbeiten zu müssen.
Öffentliche Einrichtungen sind ein wichtiger Dienstleister für die Bürgerschaft. Strenge regulatorische Vorgaben und aufwendige Dokumentation bremsen die Dienststellen aus. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, muss das Potential innovativer Technologien ausgeschöpft werden. Mit der VITAS Plattform für virtuelle Telefonassistenten bieten wir Ihnen eine digitale Lösung. Ohne IT-Kenntnisse, sondern via Texteingabe können Sie sich Ihren eigenen Telefonassistenten konfigurieren. Ihr digitaler Assistent übernimmt eingehende Anrufe und erfragt in einem natürlichen Gespräch alle wichtigen Informationen. Anschließend können Ihre Fachkräfte die Details zum Anruf in der Plattform, strukturiert und in Textform für Sie aufbereitet, einsehen.
Nutzen Sie die Vorteile Ihres KI-basierten Telefonassistenten, der Ihren Fachkräften den Telefondienst abnimmt. Über Ihren digitalen Assistenten können Sie jegliche Kundenanfragen, wie beispielsweise Zählerstandserfassungen, automatisiert entgegennehmen, ganz ohne Personalaufwand. Die Anrufdetails finden Sie in Textform aufbereitet in der VITAS Plattform direkt auf einen Blick. So treiben Sie ganz einfach die Digitalisierung auch in Ihrem Betrieb voran und entlasten Ihre Mitarbeitenden am Telefon.
Für jede öffentliche Einrichtung die richtige Wahl
Dennis Schellartz
Sachbearbeiter Digitalisierung
Das Gesundheitsamt Kreis Höxter entlastet durch den Telefonassistenten nicht nur seine Mitarbeitenden, sondern sorgt auch für eine optimale telefonische Erreichbarkeit für die Anrufenden. Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe spart das Amt viel Zeit und Geld.
Erfahrungsbericht lesen
Die Netzgesellschaft der N-ERGIE Aktiengesellschaft erfasste die Zählerstände ihrer Kund:innen bisher neben einem Online-Angebot auch über den Rückversand von Postkarten. Um gemäß der Unternehmenskultur die Digitalisierung weiter voranzutreiben, wurde nach einem Ersatz für den aufwändigen analogen postalischen Weg gesucht. Mit VITAS gelang ihnen dies.
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Herald Bergmann
Geschäftsführer
Das kommunale Wohnungsunternehmen erhält monatlich rund 2.500 Anrufe. Durch den VITAS Telefonassistenten werden alle Informationen, bspw. für Reparaturmeldungen und Wohnungssuche, zur strukturierten Bearbeitung zur Verfügung gestellt.
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So einfach automatisieren Sie Ihre Bürgeranrufe
Ohne technische Kenntnisse und in unter einer Stunde den eigenen Telefonassistenten via Texteingabe konfigurieren.
Plattform über Webbrowser erreichbar
Intuitive Benutzeroberfläche
Vorgefertigte Vorlagen
Kostenfreie Unterstützung
Richten Sie in Ihrer Telefonanlage eine Rufnummernweiterleitung zu Ihrem virtuellen Telefonassistenten ein. So ermöglichen Sie es Ihrem digitalen Helfer, Ihre Anrufe anzunehmen.
Keine neue Hardware benötigt
Kostenfreie Unterstützung bei der Einrichtung
Nun können Ihre Anrufenden jederzeit bei Ihnen anrufen. Ihr Telefonassistent nimmt die Anliegen persönlich entgegen und interagiert fast wie ein Mensch mit Ihren Anrufenden.
Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler Anrufverarbeitung
Alle Anrufdetails werden in Text umgewandelt
Ihr Telefonassistent fragt selbständig nach fehlenden Informationen
Bei Bedarf wird an Ihr Personal weitergeleitet
Termine werden vollautomatisiert vereinbart und in Ihren Kalender eingetragen
Ihre Fachkräfte können jeden Anruf in Textform in der VITAS Plattform einsehen und zeitasynchron abarbeiten.
Keine Doppelbelastung mehr durch das Telefon
Ruhigere Arbeitsatmosphäre durch Wegfallen des Telefonklingelns
Zufriedene Patient:innen durch die verbesserte telefonische Erreichbarkeit
Bereit Loszulegen?
30 Tage kostenlos und völlig unverbindlich testen
Automatische Kündigung - Keine Abofalle
Keine Zahlungsdaten notwendig
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Sie haben noch offene Fragen zu Ihrem Anwendungsfall? Dann buchen Sie sich kostenfrei einen Beratungstermin bei unseren Experten.
Individuelle Beratung, ohne Kosten
Gemeinsam die ersten Schritte zum eigenen Assistenten gehen
So profitieren Sie von VITAS in Ihrer Einrichtung
Mehr Zeit und Fokus für wertschaffende Tätigkeiten
Uneingeschränkte telefonische Erreichbarkeit Ihres Unternehmens
Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler Anrufannahme von Hunderten Anrufen
Entlastung Ihres Fachpersonals durch Wegfall des Telefondienstes
Sinnvolle Strukturierung und Aufbereitung aller Anrufinformationen
Vollautomatisierte Terminvereinbarung bis hin zum Kalendereintrag
Unser Partnernetzwerk
u.v.m.
Funktionen, die Ihr Leben im Telefondienst vereinfachen
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Individuelle Beratung, unverbindlich und kostenfrei
Gemeinsam die ersten Schritte zum eigenen Assistenten gehen
Ohne IT-Kenntnisse, in unter einer Stunde den eigenen KI-Mitarbeiter konfigurieren
Für die Einrichtung des VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich drei Dinge:
Einen aktuellen Internetbrowser
Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage
60 Minuten Einrichtungszeit
Bei VITAS gibt es keine Einschränkungen! Der Telefonassistent ist mit jedem System kompatibel - Egal ob
Tausende zufriedene Kund:innen in Deutschland, Österreich und Schweiz
Ich möchte mich herzlich für den erstklassigen Support bedanken - all meine Anfragen wurden in kürzester Zeit beantwortet. Nach fünf Jahren, in denen ich ständig dieselben Informationen am Telefon wiederholen musste, war die erste Woche mit dem Telefonassistenten die erfrischendste und entspannteste seit Langem! Während VITAS effizient Kundenanfragen aufnimmt, kann ich endlich tief durchatmen und mich auf die wirklich wichtigen Aspekte meiner Arbeit konzentrieren.
Janine Fus
Peters Schokowelt
Ich kann den Telefonassistenten jedem ans Herz legen. Gerade im Handwerk ist noch viel Luft nach oben bezüglich Digitalisierung. Ich bin der Meinung, dass VITAS langfristig den Notrufdienst im Handwerk attraktiver gestalten kann.
Pascal Brochier
BROCHIER Gruppe
Unser Verwaltungsteam ist begeistert! Als wir das System kurzzeitig abgeschaltet hatten, um intern etwas zu ändern, wurde ich direkt gefragt, wann VITAS endlich wieder das Telefon übernehmen würde. Wir möchten nicht mehr auf die Entlastung durch den Telefonassistenten verzichten!
Mario Himmer
rehaneo
Wir sind immer auf der Suche nach neuen Lösungen, um unsere Praxisabläufe effizienter zu gestalten und sind froh, den Telefonassistenten von VITAS gefunden zu haben! Uns gefällt vor allem, dass wir als Nutzer in die Weiterentwicklung einbezogen werden. Ein riesiger Vorteil gegenüber anderen Anbietern.
Dr. Med. Univ. Gabor Csiky-Strauss
Hausarztpraxen Lenzburg und Obergösgen
Die VITAS-Telefonassistenz hilft uns sehr bei den täglichen Abläufen im Büro und macht die Arbeit damit effizienter. Unsere Anrufe können wir nun endlich strukturierter und konzentrierter abarbeiten.
Harald Bergmann
Gewobau Schwabach
Endlich müssen wir nicht mehr ständig unseren Anrufbeantworter abhören und stundenlang Rückrufe erledigen. Mit VITAS bleiben wir jederzeit erreichbar und erhalten alle für uns wichtigen Infos auf einen Blick. So bleibt uns mehr Zeit, um uns auf unsere Leidenschaft zu konzentrieren: Das Kochen!
Roman Witt & Arne Ewerbeck
Kurkuma Kochschule
Viele Kund:innen bevorzugen auch heute noch den telefonischen Support und waren frustriert, als sie keine Telefonnummer von uns finden konnten. Mit dem Telefonassistenten können wir diese Lücke endlich schließen - das bemerken wir vor allem in der Kundenzufriedenheit!
Stefan Sprenger
DataCater
Das große Problem des Fachkräftemangels hat auch bei uns die telefonische Erreichbarkeit erschwert. Durch VITAS konnten wir hier einen einheitlichen organisatorischen Standard etablieren und unsere Telefonzentrale entlasten. Außerdem war VITAS im Thema Datenschutz für unsere Anforderungen die beste Lösung.
Marina Steinke
Maybach Kliniken
Mit VITAS haben wir einen Mehrwert für unsere Patient:innen geschaffen und zusätzlich noch unsere Telefonistinnen entlastet. Dabei ist VITAS weiter und zuverlässiger als andere Telefonassistenzsysteme, die wir getestet haben und ermöglicht sehr realistische Gespräche.
Dr. med. Karin Simeria
MVZ HNO Medic
Wir empfehlen VITAS aufjedenfall weiter! Unsere Mitarbeitenden im Telefondienst waren sehr stark belastet, weshalb wir nach einer Lösung gesucht haben, die sowohl unsere Arbeitsweise effizienter gestaltet, als auch einfach zu bedienen ist. Durch das asynchrone, strukturierte Abarbeiten der Anrufe.
Dennis Schellartz
Gesundheitsamt Kreis Höxter
Die MFAs werden entlastet, das System lässt sich leicht bedienen - bisher sind keine Wünsche offen! Unsere Patient:innen sind froh, eine Plattform für die Aufgabe von Rezepten, Überweisungen und anderen Wünschen zu haben, ohne sich in die lange Telefonschleife einreihen zu müssen.
Dr. Martin Kiel
Hausarztzentrum Eiterfeld
Wir haben unsere gesamte telefonische Kundenkommunikation auf den Telefonassistenten umgestellt. Am besten gefällt uns dabei die Flexibilität des Assistenten. Änderungen lassen sich super schnell selbst anpassen und ohne großen Aufwand.
Neele Maarten de Vries
Mozaik
Seitdem wir den Telefonassistenten nutzen, ist es in unserer Praxis deutlich ruhiger und wir sind gut für unsere Patienten erreichbar. Durch die effektiven Gespräche spart uns der Assistent viel Arbeitszeit.
Dr. med. Alexander Regge
Gemeinschaftspraxis Dres. med. Alexander und Silke Regge
Der Telefonassistent ist super, die MFAs sind begeistert! Wir können uns auf unsere Kunden konzentrieren und die Anrufe systematisch und in Ruhe abarbeiten. Der Assistent ist rund um die Uhr verfügbar, sodass die Anrufenden ihre Anliegen immer direkt loswerden können! Ich denke, die VITAS-Plattform ist für jedes Unternehmen sinnvoll, das eine Dienstleistung anbietet!
Harry Eibl
Orthopädiezentrum Tuttlingen
Wir sind begeistert, wie simpel und flexibel der Umgang mit der VITAS Plattform und dem Telefonassistenten ist. Wir haben wechselnde Anwender:innen in unserem Talent-Programm, weshalb die Einfachheit von VITAS perfekt in unser Unternehmen passt.
Benjamin Bauer
ZOLLHOF Betreiber GmbH
Die telefonische Erreichbarkeit und die Kontaktaufnahme zu unserer Praxis ist für uns von entscheidender Bedeutung. Mit VITAS konnten wir das Problem lösen, dass unsere Patient:innen uns nur schwer erreichen konnten.
Dr. Stefan Mann
Gefässzentrum Regensburg
Wir sind vom VITAS Telefonassistenten begeistert und möchten ihn nicht mehr missen! Er findet nicht nur bei den jüngeren, sondern auch bei der älteren Generation Anklang. Vor allem die automatische Terminvergabe mit Samedi ist eine große Erleichterung für uns.
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Dr. Oliver und Dr. Vanessa Günther
Zahnarztpraxis Dr. Oliver Günther
Häufig gestellte Fragen
Was, wenn ich mir nicht sicher bin, wie viele Anrufe ich erhalte?
Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.
Kann der Telefonassistent Termine auch vollautomatisiert vereinbaren?
Zunächst stellt der VITAS Telefonassistent gezielt Rückfragen, um unverständliche Antworten nochmals abzufragen. Sollte auch dann keine sinnvolle Kommunikation zwischen dem Telefonassistenten und dem Anrufenden zustande kommen, können Sie in den Eskalationseinstellungen eine “Notfall”-Rufnummer hinterlegen, an dir Ihr Anrufender durchgestellt wird oder eine automatisierte Ansage abgespielt wird.
Kann ich mit der VITAS Plattform mehrere Standorte abdecken?
Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.
Wie sicher ist der Telefonassistent? Sind meine Daten geschützt?
Im besten Fall kann unser Telefonassistent alle Anrufe für Sie annehmen und die benötigten Informationen abfragen. Falls Sie Ihren Anrufenden weiterhin die Möglichkeit geben wollen, persönlich mit Ihnen zu sprechen, können Sie innerhalb des Gesprächsverlaufs oder auch bei bestimmten Anrufgründen eine Weiterleitung einfügen. Wenn bei bestimmten Anliegen der persönliche Kontakt in Ihrem Unternehmen im Vorrang stehen soll, so können Sie dies mit dieser Funktion ganz einfach sicherstellen.