Anrufautomatisierung für weniger Aufwand und mehr Zeit für das Wesentliche.
DSGVO konform
ISO 27001 zertifiziert
100% ohne
US-Drittanbieter
Kein
Schein-Datenschutz
Volle Sicherheit
für Ihre Daten
Zufriedene Kund:innen
Hilfe im Alltag
Der KI-Telefonassistent von VITAS nimmt Anrufe automatisch entgegen, erfasst Anliegen strukturiert und leitet sie bei Bedarf gezielt weiter. So reduzieren Sie den Telefonaufwand, gewinnen Zeit für wichtige Aufgaben und sichern eine durchgängige Erreichbarkeit, auch zu Stoßzeiten.
Anwendungsfälle
Viele Anrufe drehen sich um wiederkehrende Themen. Der KI-Telefonassistent von VITAS führt gezielt durch die wichtigsten Fragen, damit Anliegen vollständig erfasst und anschließend ohne Rückruf bearbeitet werden können.
Im Freien Szenario können Sie mithilfe eines individuellen Prompts Gesprächsverläufe selbst gestalten. Sie legen fest, welche Fragen gestellt und welche Informationen erfasst werden.
Über einen Anruf können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit unkompliziert erfassen. Für die Zeiterfassung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware.
Ebenso ermöglicht der KI-Telefonbot Mitarbeitenden, ihre Krankmeldung telefonisch einzureichen. Das entlastet die Personalabteilung effektiv.
Wenn Patient:innen eine Überweisung anfordern, dokumentiert der Anrufassistent den Wunsch strukturiert und hält die wichtigsten Details für die Bearbeitung fest.
Bei angebundenem Kalender ermöglicht der Anrufassistent die direkte Terminvereinbarung. Alternativ erfasst er Terminwünsche vollständig zur schnellen Planung.
Der KI-Telefonservice nimmt bei einer telefonischen Rezeptbestellung alle relevanten Angaben auf, damit die Bearbeitung reibungslos ablaufen kann.
Sie können weitere Szenarien ergänzen, wenn sich Abläufe ändern oder neue Anforderungen dazukommen. So bleibt der KI-Anrufassistent eine mitwachsende Lösung.
Einfach. Automatisiert. Sicher.
Im Alltag zählt, dass Patient:innen schnell durchkommen und Ihr Team trotzdem ungestört arbeiten kann. Der digitale Telefonassistent von VITAS bringt Verlässlichkeit in Ihre Telefonie und macht wiederkehrende Abläufe planbar.
Konzentrieren Sie sich endlich wieder auf wertschaffende Tätigkeiten, statt Telefonate nebenbei managen zu müssen.
Ein KI-Telefonassistent reduziert Unterbrechungen, indem Anrufe aufgenommen und Anliegen strukturiert erfasst werden.
Der KI-Telefonservice unterstützt die Terminvergabe und bucht bei angebundenem Kalender Termine automatisch.
Ob rund um die Uhr oder passend zu Ihren Öffnungszeiten – Ihr Anrufassistent bleibt erreichbar.
Patient:innen erwarten keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler KI-Anrufannahme von hunderten Anrufen.
Ihre Anrufe werden in der Telefonassistent-App als Ticket verwaltet und lassen sich jederzeit einsehen und bearbeiten.
So funktioniert der KI-Telefonassistent
Der KI-Telefonassistent ist in kurzer Zeit einsatzbereit. Er wird individuell konfiguriert, einfach in Ihre bestehenden Prozesse integriert und übernimmt Anrufe zuverlässig im Hintergrund.
Nach der Anmeldung richten Sie den VITAS Telefonassistenten gemäß Ihren Wünschen ein. Von der Stimme und Begrüßung bis zu individuellen Öffnungszeiten können Sie den KI-Telefonbot an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unsere Oberfläche gibt Ihnen dabei die volle Übersicht über alle Optionen.
Damit Anrufe eindeutig zugeordnet werden können, arbeiten Sie in der VITAS Software mit Szenarien.
Ein Szenario ist dabei ein konkreter Anrufgrund für Ihr Unternehmen.Sie können beliebig viele Szenarien anlegen, die für Ihre Anrufenden abgefragt werden. Für eine noch individuellere Abfrage können Sie die Szenarien im Nachhinein um weitere Frageelemente ergänzen.
Mit dem KI-Telefonassistenten erhalten Sie eine individuelle Assistentennummer. Diese hinterlegen Sie lediglich als simple Weiterleitung in Ihrer Telefonanlage und schon nimmt Ihr Assistent einkommende Anrufe entgegen.
Alternativ bieten wir auch SIP- Trunking an – für eine direkte Anbindung Ihrer Telefonanlage an unseren Anrufassistenten, ganz ohne Weiterleitung.
alle Anrufe visuell aufbereitet und transkribiert. Wenn Sie einmal eine detailliertere Ansicht benötigen, können Sie den genauen Gesprächsverlauf anhand der Detailansicht nachvollziehen oder direkt über den Gesprächsmitschnitt verfolgen.
Richten Sie den Anrufassistenten passend zu Ihren Abläufen ein, damit wiederkehrende Anfragen automatisch erfasst und übersichtlich bereitgestellt werden. Den KI-Telefonassistenten von VITAS können Sie 30 Tage lang unverbindlich und kostenlos testen.
Hörprobe
Hören Sie, wie der KI-Telefonbot Anrufende professionell begrüßt, Anliegen strukturiert erfasst und individuell auf Ihre Anforderungen eingeht.
Über unsere Demo-Nummer erleben Sie unseren KI-Telefonassistenten in Aktion.
Erfolgsgeschichten
Unternehmen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz verbessern mit dem VITAS Telefonassistenten ihre telefonische Erreichbarkeit und entlasten ihr Team im Alltag. Kund:innen berichten von kürzeren Wartezeiten, einer strukturiertenr KI-Anrufannahme und spürbarer Zeitersparnis.
Ob Stoßzeiten oder ruhige Phasen: Sie bleiben erreichbar, ohne dass das Telefon den Betrieb ausbremst. Der KI-Telefonassistent unterstützt dabei mit klaren Abläufen und erfasst Anliegen strukturiert.
Der VITAS KI-Telefonassistent entlastet Sie und Ihre Mitarbeitenden bei der Telefontätigkeit. Er nimmt Ihre Anrufe entgegen und bereitet die für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen strukturiert in der VITAS Telefonassistent-App auf.
Die Einrichtung erfolgt ganz einfach: Verwenden Sie einen aktuellen Internetbrowser, um sich einzuloggen. Richten Sie eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage ein. Bei Bedarf finden Sie in unserem Hilfebereich zur Installation Unterstützung. Nun benötigen Sie lediglich etwa 60 Minuten Zeit, um den KI-Telefonservice auf Wunsch mit unseren Vorlagen nach Ihren individuellen Anforderungen einzurichten - ganz ohne technische Kenntnisse.
VITAS ist vor allem für Akteure im Gesundheitswesen entwickelt und optimiert, zum Beispiel für Arztpraxen, MVZ, Kliniken und Krankenhäuser. Dort entlastet der KI-Telefonassistent bei wiederkehrenden Anliegen wie der Terminvereinbarung, der Rezeptbestellung oder Überweisungen. Grundsätzlich lässt sich die KI-Anrufannahme auch in anderen Branchen einsetzen, da Szenarien und Fragen individuell konfiguriert werden können.
Ja. VITAS schützt Ihre Daten mit einem umfassenden IT-Sicherheitskonzept sowie technischen und organisatorischen Maßnahmen, um Missbrauch, Verlust und unbefugten Zugriff zu verhindern. Bei der Sicherheit orientiert sich VITAS am Standard der ISO 27001 und setzt datenschutzfreundliche Voreinstellungen um, sodass der Anrufassistent auf einen sicheren Betrieb ausgelegt ist.
Zusätzlich werden Daten nach europäischen Standards gehandhabt. VITAS erfüllt die Voraussetzungen der C5-Gleichwertigkeitsverordnung und bietet damit ein C5-gleichwertiges Sicherheitsniveau.
Viele Anrufende schätzen weiterhin den Kontakt zu geschultem Personal. Gleichzeitig zeigt die Erfahrung, dass eine verlässliche Erreichbarkeit oft wichtiger ist, da lange Warteschleifen oder wiederholte Anrufversuche frustrierend sind. Der VITAS Telefonassistent begrüßt Anrufende professionell und führt sie klar durch die wichtigsten Fragen, damit Anliegen schnell aufgenommen werden.
Für eine höhere Akzeptanz können Sie Patient:innen und Mitarbeitende mit unserem Downloadmaterial informieren. So wissen Anrufende, was sie erwartet, und nehmen den KI-Anrufassistenten als verlässlichen Teil Ihrer Erreichbarkeit wahr.
Die KI steckt in der Sprachverarbeitung und im Dialog – also darin, wie der Assistent Gesprochenes versteht, passende Rückfragen stellt und Antworten sinnvoll einordnet. Je nach Szenario arbeitet der KI-Telefonassistent unterschiedlich: Im Freien Szenario wird die Gesprächslogik flexibel über einen individuellen Prompt gesteuert, während in strukturierten Szenarien ein klar definierter Ablauf hinterlegt ist.
Sie konfigurieren den KI-Telefonbot ohne Programmierung über einen No-Code-Baukasten und legen fest, welche Fragen gestellt und welche Informationen erfasst werden sollen. VITAS nutzt dafür eine eigenentwickelte Infrastruktur, um hohe Standards bei Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten und unabhängig von ausländischen Drittanbietern zu bleiben.
Die KI erkennt Intentionen hinter einer Anfrage, verarbeitet unterschiedliche Formulierungen und steuert Gespräche dynamisch. Sie stellt Rückfragen, priorisiert Anliegen und kann komplexe Anfragen effizient und in Echtzeit bearbeiten. Dazu zählt z. B. die Zuordnung eines MRT-Termins zur passenden Fachabteilung.
