Entlasten Sie Ihre MFAs und schaffen Sie mehr Zeit für Patient:innen vor Ort
ISO 27001 TÜV-Zertifizierung für Informationssicherheits-Management
C5-konformes Sicherheitsniveau bereits heute umgesetzt
Keine Drittanbieter außerhalb der EU
Rechenzentren in Deutschland zertifiziert vom Bundesverband IT-Mittelstand
Diese Firmen vertrauen ebenfalls auf unsere Datensicherheit
Vorteile
Konzentrieren Sie sich endlich wieder auf wertschaffende Tätigkeiten
Sorgen Sie für eine spürbare Entlastung und befreien Sie Ihr Team vom ständigen Telefonklingeln
Vollautomatisierte Terminvereinbarung bis hin zum Kalendereintrag
Ob rund um die Uhr oder passend zu Ihren Öffnungszeiten – Ihr Assistent bleibt erreichbar
Keine Warteschleifen oder Besetztzeichen dank paralleler Anrufannahme von hunderten Anrufen
Ihre Anrufe werden in der Plattform als Ticket verwaltet und lassen sich jederzeit einsehen und bearbeiten
Kosten
Seit dem 1. Juli 2025 sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, nur noch Softwarelösungen zu nutzen, die ein aktuelles C5-Testat besitzen. Wer diese Vorgabe nicht erfüllt, riskiert Abmahnungen und rechtliche Probleme. Für die Umstellung auf C5-zertifizierte Systeme können erhebliche Zusatzkosten entstehen, die je nach Anbieter und Umfang stark variieren.
Schon ein einzelner DSGVO-Verstoß kann Arztpraxen schnell fünfstellige Summen kosten. Wer Warnungen ignoriert oder wiederholt gegen die Vorgaben verstößt, riskiert sogar Bußgelder im sechsstelligen Bereich – zusätzlich zu den Kosten für Anwälte, Systemwechsel und Patientenkommunikation.
VITAS bietet die Lösung für all diese Probleme bereits ab 480 € pro Jahr – rechtssicher, zuverlässig und speziell für Arztpraxen.
Produkt
Ihr Telefonassistent ist in kürzester Zeit startklar – individuell eingerichtet, einfach integriert und sofort einsatzbereit.
Nach der Anmeldung können Sie Ihre Plattform gemäß Ihren Wünschen einrichten. Von der Stimme und Begrüßung bis zu individuellen Öffnungszeiten können Sie den Assistenten an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unsere Oberfläche gibt Ihnen dabei volle Übersicht über alle Optionen.
Für die Übersichtlichkeit und genaue Zuordnung der Anrufe nutzt unsere Plattform Szenarien. Ein Szenario ist dabei ein konkreter Anrufgrund für Ihr Unternehmen.
Sie können beliebig viele Szenarien anlegen, die für Ihre Anrufenden abgefragt werden. Für eine noch individuellere Abfrage können Sie die Szenarien im Nachhinein um weitere Frageelemente ergänzen.
Mit dem Telefonassistenten erhalten Sie eine individuelle Assistenennummer. Diese müssen Sie lediglich als simple Weiterleitung in Ihrer Telefonanlage hinterlegen und schon nimmt Ihr Assistent einkommende Anrufe entgegen.
Alternativ bieten wir auch SIP Trunking an – für eine direkte Anbindung Ihrer Telefonanlage an unseren Assistenten, ganz ohne Weiterleitung.
Über unser Ticketing System erhalten Sie dann alle Anrufe visuell aufbereitet und transkribiert. Wenn Sie einmal eine detailliertere Ansicht benötigen, können Sie den genauen Gesprächsverlauf anhand der Detailansicht nachvollziehen oder direkt über den Gesprächsmitschnitt verfolgen.
Hörprobe
So begrüßt Ihr virtueller Telefonassistent bald Ihre Anrufer:innen – professionell, freundlich und Ihren Wünschen angepasst.
Über unsere Demo-Nummer erleben Sie unseren Assistenten in Aktion.
Testimonials
Wir helfen Unternehmen tagtäglich dabei, ihre telefonische Erreichbarkeit zu optimieren und gleichzeitig ihr Personal von der Telefontätigkeit zu entlasten. Tausende Kund:innen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz vertrauen bereits auf VITAS.
Neben der vollautomatisierten Terminvereinbarung mit unserem Partner samedi gibt es außerdem die Möglichkeit, Termine mit unserer Benachrichtigungsfunktion per SMS oder automatisierten Rückruf teilautomatisiert zu vergeben. So kann der VITAS Telefonassistent Sie auch bei der Terminvereinbarung unterstützen.
Sie können ohne Probleme auch mehrere Standorte oder Abteilungen über die VITAS Plattform verwalten. Hier bietet es sich an, für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu erwerben. So erhalten Sie für jeden Bereich eine eigene Nutzeroberfläche, die durch das Personal am jeweiligen Ort verwaltet werden kann.
Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen implementiert und ist ISO 27001 für Informations- und Datensicherheit zertifiziert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.
VITAS beantwortet Ihr Praxistelefon genau so, wie Sie es wollen und konfigurieren. Sie können - ohne selbst ans Telefon zu gehen - die jeweiligen Anfragen auf der Plattform einsehen und selbst entscheiden, wie Sie damit umgehen. Rückmeldungen sind direkt aus der Plattform als SMS oder automatisierten Rückruf möglich, egal ob für ein vorbereitetes Rezept, die Bestätigung eines Termins oder die Info, dass Sie keine Neuanfragen annehmen.
VITAS entlastet Sie am Telefon, denn die Anfragen erreichen Sie ohnehin. Ihr Telefonassistent:
Nein, es werden keine weiteren Geräte benötigt. Für die Einrichtung Ihres VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich zwei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser, um sich in der VITAS Plattform einloggen zu können
2. Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage, sodass der Telefonassistent Ihre Anrufe annehmen kann
Ihre Patientendaten sind dabei stets gesichert. Für die VITAS Plattform erhalten Sie einen passwortgeschützten Zugang und Ihre Daten werden nach europäischem Standard gehandhabt. Darüber hinaus sind datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt sowie ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Zusätzlich ist VITAS komplett auf Servern in Deutschland gehostet.
Wir wissen, dass nicht jede Praxis über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Deshalb ist unsere Plattform so einfach aufgebaut, dass sie jeder ohne technische Kenntnisse bedienen kann. Um Ihnen den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, steht Ihnen unser Beratungsteam gerne zur Seite. So können Sie Ihren Telefonassistenten optimal auf Ihre Bedürfnisse einrichten und Ihren Praxisalltag erleichtern.
-> Unverbindliche Beratung
Außerdem stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
