Entlasten Sie Ihr Praxisteam bei der Anrufannahme, verbessern Sie die Erreichbarkeit und gewinnen Sie mehr Zeit für Patient:innen vor Ort.
ISO 27001 TÜV-Zertifizierung für Informationssicherheits-Management
C5-konformes Sicherheitsniveau nach Typ 1 implementiert
Ohne ausländische Drittanbieter
KI made in Germany - Qualität & Sicherheit, auf die Sie sich verlassen können
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anfragen entgegen, fragt die wichtigsten Informationen ab und erstellt daraus ein übersichtliches Ticket. So entlasten Sie Ihr Praxisteam im Praxisalltag spürbar – von Terminwünschen über Rezeptbestellungen bis zu Überweisungen – und behalten auch in Stoßzeiten den Überblick.
Anwendungsfälle
Im Praxisalltag geht es am Telefon oft um wiederkehrende Anliegen. Der Telefonassistent übernimmt in Ihrer Praxis die Anrufannahme, führt Anrufer:innen durch kurze, klare Fragen und erfasst alle Angaben strukturiert – damit Ihr Praxisteam weniger Rückfragen hat und schneller entscheiden kann.
Im Freien Szenario können Sie mithilfe eines individuellen Prompts Gesprächsverläufe selbst gestalten. Sie legen fest, welche Fragen gestellt und welche Informationen erfasst werden.
Über einen Anruf können Mitarbeitende ihre Arbeitszeit unkompliziert erfassen. Für die Zeiterfassung benötigen Sie keine zusätzliche Hardware.
Ebenso ermöglicht der KI-Telefonbot Mitarbeitenden, ihre Krankmeldung telefonisch einzureichen. Das entlastet die Personalabteilung effektiv.
Wenn Patient:innen eine Überweisung anfordern, dokumentiert der Anrufassistent den Wunsch strukturiert und hält die wichtigsten Details für die Bearbeitung fest.
Bei angebundenem Kalender ermöglicht der Anrufassistent die direkte Terminvereinbarung. Alternativ erfasst er Terminwünsche vollständig zur schnellen Planung.
Der KI-Telefonservice nimmt bei einer telefonischen Rezeptbestellung alle relevanten Angaben auf, damit die Bearbeitung reibungslos ablaufen kann.
Mit dem KI-Telefonassistenten werden Anfragen in Ihrer Arztpraxis nicht als lose Telefonnotizen festgehalten, sondern als strukturiertes Anliegen erfasst. Ihr Praxisteam kann schneller priorisieren und delegieren. Das verbessert die Erreichbarkeit, reduziert Unterbrechungen im Behandlungsablauf und schafft Kontrolle über den Telefonstrom – auch wenn mehrere Anrufer:innen gleichzeitig durchkommen.
Diese Firmen vertrauen ebenfalls auf unsere Datensicherheit
Vorteile
Sie reduzieren Unterbrechungen durch Anrufe im Behandlungsablauf.
Ihr Praxisteam wird spürbar entlastet, weil das Telefon nicht dauernd klingelt.
Mit Kalenderanbindung werden Termine direkt gebucht.
Der Telefonservice Ihrer Praxis ist erreichbar, wenn Sie es wünschen – auch in Stoßzeiten.
Der KI-Anrufbeantworter für Ihre Arztpraxis von VITAS nimmt mehrere Anrufe parallel an.
Alle Anliegen werden auf der Plattform als Ticket dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollziehbar.
Kosten Compliance
Seit dem 1. Juli 2025 sind Ärztinnen und Ärzte verpflichtet, nur noch Softwarelösungen zu nutzen, die ein aktuelles C5-Testat besitzen. Wer diese Vorgabe nicht erfüllt, riskiert Abmahnungen und rechtliche Probleme. Für die Umstellung auf C5-zertifizierte KI-Telefonsysteme können für eine Arztpraxis erhebliche Zusatzkosten entstehen, die je nach Anbieter und Umfang stark variieren.
Schon ein einzelner DSGVO-Verstoß kann Arztpraxen schnell fünfstellige Summen kosten. Wer Warnungen ignoriert oder wiederholt gegen die Vorgaben verstößt, riskiert sogar Bußgelder im sechsstelligen Bereich – zusätzlich zu den Kosten für Anwälte, Systemwechsel und Patientenkommunikation.
VITAS bietet mit dem KI-Telefonassistenten Arztpraxen eine Lösung für all diese Probleme bereits ab 1.176 € pro Jahr – rechtssicher und zuverlässig.
Produkt
In kürzester Zeit ist Ihr KI-Anrufbeantworter für Ihre Arztpraxis startklar – individuell eingerichtet, einfach integriert und sofort einsatzbereit.
Nach der Anmeldung richten Sie VITAS passend zu Ihrem Praxisalltag ein: Begrüßung, Öffnungszeiten und Erreichbarkeit. In der Oberfläche sehen Sie alle Funktionen auf einen Blick und können Einstellungen jederzeit anpassen.
Sie legen fest, welche Anliegen der KI-Telefonassistent in Ihrer Arztpraxis aufnehmen soll – zum Beispiel Terminvereinbarung, Rezeptbestellung, Überweisungswünsche oder Rückrufbitten.
Für jedes Anliegen bestimmen Sie die Fragen, damit Ihr Praxisteam alle Informationen vollständig erhält.
Sie erhalten eine eigene Rufnummer für den Assistenten und hinterlegen diese als Weiterleitung in Ihrer Telefonanlage.
Alternativ ist eine direkte Anbindung per SIP möglich, wenn Sie ohne Umleitung arbeiten möchten.
Alle Anrufe werden als Ticket in der Plattform erfasst und sind transkribiert einsehbar. So können Sie Anliegen priorisieren, Zuständigkeiten zuweisen und den Gesprächsverlauf bei Bedarf nachvollziehen – ohne Zettelwirtschaft am Empfang.
Hörprobe
So könnten Anrufer:innen in Ihrer Praxis künftig vom KI-Telefonassistenten begrüßt werden – freundlich, professionell und passend zu Ihren Abläufen. Stimme, Ansage und Hinweise lassen sich an Öffnungszeiten und Praxisalltag anpassen. Hören Sie jetzt rein und verschaffen Sie sich einen Eindruck.
Über unsere Demo-Nummer erleben Sie unseren Assistenten in Aktion.
Erfolgsgeschichten
Viele Arztpraxen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz nutzen VITAS und berichten vor allem von diesen Effekten: Eingehende Anfragen sind übersichtlich gebündelt und das Praxisteam wird spürbar entlastet. Patient:innen profitieren zusätzlich von kürzeren Wartezeiten – gerade bei hohem Anrufaufkommen.
Wenn in der Praxis viele Anrufe gleichzeitig eingehen, wird Telefonie schnell zum Engpass. Verschaffen Sie sich einen schnellen Überblick über Funktionen, Szenarien und die Einbindung in Ihre Telefonanlage – und prüfen Sie, wie unser Telefonservice Ihre Praxisabläufe sinnvoll ergänzt.
Ja. Über die vollautomatisierte Terminvereinbarung mit unserem Partner samedi kann der Telefonassistent Termine in Ihrer Arztpraxis direkt vergeben. Alternativ lassen sich Termine auch teilautomatisiert organisieren – per SMS-Benachrichtigung oder automatisiertem Rückruf zur Bestätigung. So entlastet VITAS den Telefondienst Ihrer Arztpraxis spürbar.
Ja. Sie können mehrere Standorte oder Abteilungen zentral in der VITAS Plattform abbilden. Sinnvoll ist in der Regel eine eigene Lizenz je Standort bzw. Bereich, damit jede Einheit eine separate Oberfläche und klare Zuständigkeiten im Team hat. So bleibt Ihr Telefonservice in der jeweiligen Praxis übersichtlich steuerbar.
VITAS schützt Ihre Daten durch umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ist nach ISO 27001 für Informations- und Datensicherheit zertifiziert.
Zusätzlich werden die Daten nach europäischem Standard verarbeitet und datenschutzfreundliche Voreinstellungen umgesetzt – passend für den Einsatz als KI-Telefonassistent in Arztpraxen.
Sie legen in VITAS fest, wie Ihr KI-Anrufbeantworter in der Praxis reagieren soll – auch bei Neuanfragen. Die Anliegen werden aufgenommen und in der Plattform übersichtlich angezeigt, sodass Sie intern entscheiden können, wie Sie damit umgehen. Rückmeldungen lassen sich direkt aus der Plattform senden, z. B. per SMS oder automatisiertem Rückruf – für Terminbestätigungen, Rezeptabholungen oder den Hinweis, dass aktuell keine Neupatient:innen aufgenommen werden.
Unser Telefonservice für Arztpraxen unterstützt Ihr Team dabei, den Telefonstrom zu steuern.
VITAS …
Nein, es werden keine weiteren Geräte benötigt. Für die Einrichtung Ihres VITAS Telefonassistenten benötigen Arztpraxen lediglich zwei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser, um sich in der VITAS Plattform einloggen zu können
2. Eine Rufnummerweiterleitung in der Telefonanlage, sodass der Telefonassistent Anrufe annehmen kann
Ihre Patientendaten sind dabei stets gesichert. Für die VITAS Plattform erhalten Sie einen passwortgeschützten Zugang und Ihre Daten werden nach europäischem Standard gehandhabt. Darüber hinaus sind datenschutzfreundliche Voreinstellungen im KI-Televonassistenten für Arztpraxen umgesetzt sowie ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Zusätzlich ist VITAS komplett auf Servern in Deutschland gehostet.
Wir wissen, dass nicht jede Praxis über eine eigene IT-Abteilung verfügt. Deshalb ist unsere Plattform so einfach aufgebaut, dass sie auch ohne technische Kenntnisse bedient werden kann.Um Ihnen den Einstieg zusätzlich zu erleichtern, steht Ihnen unser Beratungsteam gerne zur Seite. So können Sie Ihren KI-Telefonassistenten optimal auf Ihre Bedürfnisse einrichten und Ihren Praxisalltag erleichtern.
Außerdem stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
