Alle relevanten Details für Sie zusammengefasst
Die Plattform
Das Telefon bleibt einer der wichtigsten Kommunikationskanäle – über 80 % der Anfragen erfolgen darüber. Mit dem KI-gestützten Telefonassistenten von VITAS optimieren Sie Ihr Anrufmanagement, reduzieren Wartezeiten und entlasten Ihr Team.
Jeder Anruf wird automatisch transkribiert und visuell aufbereitet, sodass Sie wichtige Informationen auf einen Blick erfassen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Kommentare zum Status der Bearbeitung zu hinterlassen oder den Anruf als „erledigt“ zu kennzeichnen.
In der Detailansicht sehen Sie alle detaillierte Infos zu Ihren Anfragen und können noch einmal präzise Anfragen nachvollziehen, wenn mehr Infos benötigt werden. Außerdem können Sie das Gespräch anhand der gespeicherten Audio noch einmal orginalgetreu nachvollziehen.
Typische Anrufe wie Terminwünsche oder Rezeptbestellungen folgen oft ähnlichen Mustern. Damit der Assistent passend reagiert, wird für jeden dieser Anrufgründe ein fester Gesprächsverlauf hinterlegt – ein sogenanntes Szenario. Sie können aus bestehenden Szenariovorlagen wählen oder eigene Szenarien anlegen – flexibel anpassbar und genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten.
Jeder Anruf wird automatisch transkribiert und visuell aufbereitet, sodass Sie wichtige Informationen auf einen Blick erfassen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Kommentare zum Status der Bearbeitung zu hinterlassen oder den Anruf als „erledigt“ zu kennzeichnen.
Nach der Anmeldung können Sie Ihre Plattform gemäß Ihren Wünschen einrichten. In der Übersicht sehen Sie die offenen Anfragen zu Ihren Szenarien, Informationen zu Ihrem aktuellem Abonnement und eine Schnellansicht zu Ihren Öffnungszeiten.
Der Chatbot bietet Ihnen alle Vorteile des Telefonassistenten für Ihre Webpräsenz. Er lässt sich individuell konfigurieren und nahtlos in Ihre Website integrieren. Über unser Chat-Symbol können Besucher:innen einfach ihre Anliegen klären, Termine vereinbaren oder Informationen abrufen – ganz ohne Wartezeit.
Integrationen
Profitieren Sie von unseren Integrationspartnern. Von der vollautomatisierten Terminvereinbarung und Ticketerstellung bis hin zum Kalendereintrag. Durch die Nutzung unserer Partnerintegrationen erhalten Sie einen direkten Vorteil für Ihr System. Wir erweitern unser Integrationsangebot kontinuierlich, um Ihnen noch mehr nahtlose und effiziente Verbindungen zu den von Ihnen genutzten Systemen bieten zu können und neue Anwendungsfälle optimal zu unterstützen.
Mehr Informationen ->Pro-Features
Mit dem Pro-Paket machen Sie Ihren Assistenten noch leistungsfähiger. Es enthält zusätzliche Funktionen, die Ihr Anfragenmanagement weiter verbessern. Natürlich erhalten Sie auch ohne Pro-Paket regelmäßige Updates mit neuen Features.
Verbinden Sie die VITAS Plattform mühelos mit Ihren bevorzugten Partner-Systemen, um bspw. Termine vollautomatisiert vereinbaren zu lassen und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren
Erhalten Sie einen grundlegenden Überblick über die Arbeit, die Ihr persönlicher Assistent für Sie leistet. Hierzu gehören beispielsweise Daten und Grafiken zur Anzahl täglicher Anrufe und der Anrufgründe, wegen derer Sie häufig kontaktiert werden.
Schalten Sie zusätzliche Premium-Stimmen optional nach Ihren individuellen Anforderungen frei. Wählen Sie aus einer Vielzahl an exklusiven Stimmen, die perfekt zu Ihrem Unternehmensprofil passen und Ihre Anrufenden mit einer professionellen und persönlichen Note beeindrucken
Behalten Sie stets die Kontrolle und vergeben Sie spezifische Rollen- und Zugriffsrechte
Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an Ihre individuellen Bedürfnisse an
Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Telefonnummern so konfigurieren, dass sie direkt durchgestellt werden, ohne den Telefonassistenten zu durchlaufen. Ideal für wichtige Kontakte wie Lieferanten, Personal oder Kolleg:innen
Sie erhalten mehr Möglichkeiten für eine noch detailreichere und natürlichere Gesprächsführung, indem Sie innerhalb von Szenarien von mehr als fünf Verzweigungen Gebrauch machen können.
Personalisieren Sie die Begrüßung Ihrer Anrufenden, mit Ihrer eigenen Stimme und sorgen Sie so für eine authentische Interaktion
Nutzen Sie die Vorteile einer direkten Anbindung an Ihre Telefonanlage per SIP-Trunk für eine reibungslose Kommunikation
Ergänzend zu unserem kostenfreien Standard-Onboarding erhalten Sie eine individuellere Betreuung mit mehr Zeit und einem zusätzlichen Check-In durch unser Customer Success Team, um nach einiger Zeit der Nutzung nochmal eine Optimierung der Konfiguration vorzunehmen.
Add-ons
Mit unseren spezialisierten Add-ons erweitern Sie die Möglichkeiten Ihres Assistenten für komplexere Anwendungsfälle.
Der Chatbot wird direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet dort automatisiert häufige Fragen – rund um die Uhr. Er ist die textbasierte Erweiterung unseres Telefonassistenten und nutzt dieselbe intelligente Logik, um Anliegen sofort zu erfassen und strukturiert zu bearbeiten – jedoch ohne persönlichen Kontakt. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Der Chatbot wird direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet dort automatisiert häufige Fragen – rund um die Uhr. Er ist die textbasierte Erweiterung unseres Telefonassistenten und nutzt dieselbe intelligente Logik, um Anliegen sofort zu erfassen und strukturiert zu bearbeiten – jedoch ohne persönlichen Kontakt. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Erweitern Sie die Fähigkeiten Ihres persönlichen Telefonassistenten, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Sie Anrufende in ihrer Muttersprache empfangen und Ihre Kommunikation auf eine neue Ebene bringen. Mit der Multilingualitäts-Erweiterung stehen Ihnen mehrere Sprachen zur Verfügung, die aktuell mit einer weiblichen Stimme angeboten werden.
Erweitern Sie die Fähigkeiten Ihres persönlichen Telefonassistenten, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Sie Anrufende in ihrer Muttersprache empfangen und Ihre Kommunikation auf eine neue Ebene bringen. Mit der Multilingualitäts-Erweiterung stehen Ihnen mehrere Sprachen zur Verfügung, die aktuell mit einer weiblichen Stimme angeboten werden.
Der Messenger erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Anrufenden nachdem der ursprüngliche Anruf stattgefunden hat. Sollten Sie Nach- oder Detailfragen haben, können Sie den Anrufenden per E-Mail oder SMS zu einem sicheren Chat einladen und ähnlich eines digitalen Briefkastens weitere Nachrichten austauschen. Regeln Sie Anliegen ganz in Ihrem Tempo.
Der Messenger erlaubt Ihnen die Kommunikation mit Ihren Anrufenden nachdem der ursprüngliche Anruf stattgefunden hat. Sollten Sie Nach- oder Detailfragen haben, können Sie den Anrufenden per E-Mail oder SMS zu einem sicheren Chat einladen und ähnlich eines digitalen Briefkastens weitere Nachrichten austauschen. Regeln Sie Anliegen ganz in Ihrem Tempo.
Neben der vollautomatisierten Terminvereinbarung mit unserem Partner samedi gibt es außerdem die Möglichkeit, Termine mit unserer Benachrichtigungsfunktion per SMS oder automatisierten Rückruf teilautomatisiert zu vergeben. So kann der VITAS Telefonassistent Sie auch bei der Terminvereinbarung unterstützen.
Sie können ohne Probleme auch mehrere Standorte oder Abteilungen über die VITAS Plattform verwalten. Hier bietet es sich an, für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu erwerben. So erhalten Sie für jeden Bereich eine eigene Nutzeroberfläche, die durch das Personal am jeweiligen Ort verwaltet werden kann.
Der VITAS Telefonassistent kann Dutzende Gespräche gleichzeitig führen. Somit können all Ihre Anrufenden ihr Anliegen schnellstmöglich anbringen, ohne in einer Warteschleife zu hängen. Auch Besetztzeichen gehören dadurch der Vergangenheit an. So können Sie Ihren Kund:innen den bestmöglichen Service gewähren und deren Zufriedenheit enorm erhöhen.
Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.
Für die Einrichtung Ihres VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich drei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser
2. Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage sowie
3. Etwa 1 Stunde Einrichtungszeit - ganz ohne technische Kenntnisse.
Sollten Sie bei der Einrichtung zusätzlich Unterstützung brauchen, stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
