Alle relevanten Details für Sie zusammengefasst
Die Plattform
Das Telefon bleibt einer der wichtigsten Kommunikationskanäle – über 80 % der Anfragen erfolgen darüber. Mit dem KI-gestützten Telefonassistenten von VITAS optimieren Sie Ihr Anrufmanagement, reduzieren Wartezeiten und entlasten Ihr Team.
Jeder Anruf wird automatisch transkribiert und visuell aufbereitet, sodass Sie wichtige Informationen auf einen Blick erfassen können. Sie haben zudem die Möglichkeit, Kommentare zum Status der Bearbeitung zu hinterlassen oder den Anruf als „erledigt“ zu kennzeichnen.
In der Detailansicht sehen Sie alle detaillierte Infos zu Ihren Anfragen und können noch einmal präzise Anfragen nachvollziehen, wenn mehr Infos benötigt werden. Außerdem können Sie das Gespräch anhand der gespeicherten Audio noch einmal orginalgetreu nachvollziehen.
Typische Anrufe wie Terminwünsche oder Rezeptbestellungen folgen oft ähnlichen Mustern. Damit der Assistent passend reagiert, wird für jeden dieser Anrufgründe ein Gesprächsverlauf – ein sogenanntes Szenario – hinterlegt. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem strukturierten Szenario mit vordefinierten Elementen oder einem freien Szenario mit offenem Gesprächsverlauf. Beide Varianten lassen sich flexibel an Ihre Anforderungen anpassen.
Das strukturierte Szenario basiert auf einem klar definierten Gesprächsverlauf mit festgelegten Fragen und Antwortoptionen. Sie können es durch zusätzliche Elemente erweitern und individuell anpassen. Alle Bausteine lassen sich per Drag-and-Drop einfach verschieben – ideal für wiederkehrende Anliegen mit klarer Struktur.
Im freien Szenario steuern Sie den Gesprächsverlauf über eine frei formulierbare Anleitung (Prompt). Darin definieren Sie, wie sich der Assistent verhalten und welche Informationen er abfragen soll. So entstehen dynamische, natürlich wirkende Gespräche – besonders geeignet für komplexe Anliegen oder individuelle Anforderungen.
Herzstück des freien Szenarios ist moderne Sprach-KI. Mit Hilfe unseres eigens trainierten LLMs (Large Language Models) versteht der Assistent natürliche Sprache und formuliert selbständig passende Antworten.
Nach der Anmeldung können Sie Ihre Plattform gemäß Ihren Wünschen einrichten. In der Übersicht sehen Sie die offenen Anfragen zu Ihren Szenarien, Informationen zu Ihrem aktuellem Abonnement und eine Schnellansicht zu Ihren Öffnungszeiten.
Der Chatbot bietet Ihnen alle Vorteile des Telefonassistenten für Ihre Webpräsenz. Er lässt sich individuell konfigurieren und nahtlos in Ihre Website integrieren. Über unser Chat-Symbol können Besucher:innen einfach ihre Anliegen klären, Termine vereinbaren oder Informationen abrufen – ganz ohne Wartezeit.
Integrationen
VITAS lässt sich flexibel in Ihre vorhandenen Systeme integrieren. Von der Terminverwaltung über Tickets bis hin zu Kalendereinträgen. Durch die Zusammenarbeit mit ausgewählten Integrationspartnern entstehen durchgängige Prozesse, die Informationen automatisch weitergeben und manuelle Nacharbeit reduzieren. Das Integrationsangebot wird kontinuierlich erweitert, um neue Anwendungsfälle zuverlässig abzudecken.
Mehr Informationen ->Pro-Features
Mit dem Pro-Paket erweitern Sie den Funktionsumfang Ihrer Telefonlösung gezielt. Zusätzliche Features unterstützen eine noch präzisere Steuerung des Anrufmanagements. Auch ohne Pro-Paket profitieren Sie regelmäßig von neuen Funktionen und Weiterentwicklungen, die automatisch zur Verfügung stehen.
Verbinden Sie die VITAS Plattform mühelos mit Ihren bevorzugten Partner-Systemen, um beispielsweise Termine vollautomatisiert zu vereinbaren und Ihre Arbeitsabläufe zu optimieren.
Zusätzlich steht Ihnen eine flexible Webhook-Schnittstelle zur Verfügung: Bei definierten Ereignissen – etwa einer Nutzerinteraktion mit dem Telefonassistenten oder Chatbot – werden automatisch Daten an eine externe URL übertragen. So lassen sich Informationen nahtlos in Ihre eigenen Systeme weiterleiten und verarbeiten.
Erhalten Sie einen grundlegenden Überblick über die Arbeit, die Ihr persönlicher Assistent für Sie leistet. Hierzu gehören beispielsweise Daten und Grafiken zur Anzahl täglicher Anrufe und der Anrufgründe, wegen derer Sie häufig kontaktiert werden.
Schalten Sie zusätzliche Premium-Stimmen optional nach Ihren individuellen Anforderungen frei. Wählen Sie aus einer Vielzahl an exklusiven Stimmen, die perfekt zu Ihrem Unternehmensprofil passen und Ihre Anrufenden mit einer professionellen und persönlichen Note beeindrucken
Behalten Sie stets die Kontrolle und vergeben Sie spezifische Rollen- und Zugriffsrechte
Passen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen an Ihre individuellen Bedürfnisse an
Mit dieser Funktion können Sie bestimmte Telefonnummern so konfigurieren, dass sie direkt durchgestellt werden, ohne den Telefonassistenten zu durchlaufen. Ideal für wichtige Kontakte wie Lieferanten, Personal oder Kolleg:innen
Sie erhalten mehr Möglichkeiten für eine noch detailreichere und natürlichere Gesprächsführung, indem Sie innerhalb von Szenarien von mehr als fünf Verzweigungen Gebrauch machen können.
Personalisieren Sie die Begrüßung Ihrer Anrufenden, mit Ihrer eigenen Stimme und sorgen Sie so für eine authentische Interaktion
Nutzen Sie die Vorteile einer direkten Anbindung an Ihre Telefonanlage per SIP-Trunk für eine reibungslose Kommunikation
Ergänzend zu unserem kostenfreien Standard-Onboarding erhalten Sie eine individuellere Betreuung mit mehr Zeit und einem zusätzlichen Check-In durch unser Customer Success Team, um nach einiger Zeit der Nutzung nochmal eine Optimierung der Konfiguration vorzunehmen.
Add-ons
Mit unseren spezialisierten Add-ons erweitern Sie die Möglichkeiten Ihres Assistenten für komplexere Anwendungsfälle.
Der Chatbot wird direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet häufige Fragen automatisiert – rund um die Uhr. Als textbasierte Ergänzung zur Telefonlösung nutzt er dieselbe intelligente Logik zur strukturierten Erfassung von Anliegen. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Der Chatbot wird direkt auf Ihrer Website eingebunden und beantwortet häufige Fragen automatisiert – rund um die Uhr. Als textbasierte Ergänzung zur Telefonlösung nutzt er dieselbe intelligente Logik zur strukturierten Erfassung von Anliegen. Ideal für die erste Kontaktaufnahme oder zur Entlastung bei wiederkehrenden Anfragen.
Erweitern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Anrufende in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, während Abläufe weiterhin strukturiert bleiben. Die Multilingualitäts-Funktion eignet sich besonders für internationale Zielgruppen oder vielfältige Kund:innenstrukturen.
Erweitern Sie Ihre telefonische Erreichbarkeit, indem Sie zusätzliche Sprachen freischalten. So können Anrufende in ihrer bevorzugten Sprache kommunizieren, während Abläufe weiterhin strukturiert bleiben. Die Multilingualitäts-Funktion eignet sich besonders für internationale Zielgruppen oder vielfältige Kund:innenstrukturen.
Der Messenger ermöglicht eine sichere Weiterführung der Kommunikation nach dem Anruf. Anrufende können per E-Mail oder SMS zu einem Chat eingeladen werden, um Rückfragen oder Details in Ruhe zu klären. So lassen sich Anliegen flexibel und ohne Zeitdruck bearbeiten.
Der Messenger ermöglicht eine sichere Weiterführung der Kommunikation nach dem Anruf. Anrufende können per E-Mail oder SMS zu einem Chat eingeladen werden, um Rückfragen oder Details in Ruhe zu klären. So lassen sich Anliegen flexibel und ohne Zeitdruck bearbeiten.
Mit Advanced Management erhalten Unternehmen detaillierte Analyse- und Filterfunktionen für ihre Telefonprozesse. Besonders für größere Organisationen oder mehrere Standorte bietet das Add-on eine übersichtliche Aufbereitung komplexer Daten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Abläufe gezielt optimieren.
Mit Advanced Management erhalten Unternehmen detaillierte Analyse- und Filterfunktionen für ihre Telefonprozesse. Besonders für größere Organisationen oder mehrere Standorte bietet das Add-on eine übersichtliche Aufbereitung komplexer Daten. So behalten Sie jederzeit den Überblick und können Abläufe gezielt optimieren.
Neben der vollautomatisierten Terminvereinbarung mit unserem Partner samedi gibt es außerdem die Möglichkeit, Termine mit unserer Benachrichtigungsfunktion per SMS oder automatisierten Rückruf teilautomatisiert zu vergeben. So kann der VITAS Telefonassistent Sie auch bei der Terminvereinbarung unterstützen.
Sie können ohne Probleme auch mehrere Standorte oder Abteilungen über die VITAS Plattform verwalten. Hier bietet es sich an, für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu erwerben. So erhalten Sie für jeden Bereich eine eigene Nutzeroberfläche, die durch das Personal am jeweiligen Ort verwaltet werden kann.
Der VITAS Telefonassistent kann Dutzende Gespräche gleichzeitig führen. Somit können all Ihre Anrufenden ihr Anliegen schnellstmöglich anbringen, ohne in einer Warteschleife zu hängen. Auch Besetztzeichen gehören dadurch der Vergangenheit an. So können Sie Ihren Kund:innen den bestmöglichen Service gewähren und deren Zufriedenheit enorm erhöhen.
Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.
Für die Einrichtung Ihres VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich drei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser
2. Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage sowie
3. Etwa 1 Stunde Einrichtungszeit - ganz ohne technische Kenntnisse.
Sollten Sie bei der Einrichtung zusätzlich Unterstützung brauchen, stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
