Der VITAS Telefonassistent basiert auf Künstlicher Intelligenz und entlastet Sie und Ihre Mitarbeitenden in der Telefontätigkeit. Er nimmt Ihre Anrufe entgegen und bereitet die für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen strukturiert in der VITAS Plattform auf.
Die Einrichtung erfolgt ganz einfach:
Verwenden Sie einen aktuellen Internetbrowser, um sich in die VITAS Plattform einzuloggen.
Richten Sie eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage ein, diese Hilfeartikel unterstützen Sie dabei.
Nun benötigen Sie lediglich etwa 60 Minuten Zeit, um den VITAS Telefonassistenten auf Wunsch mit unseren Vorlagen nach Ihren individuellen Anforderungen einzurichten - ganz ohne technische Kenntnisse.
Die VITAS Plattform wurde so entwickelt, dass jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, einen auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnittenen Telefonassistenten konfigurieren kann. Dabei ist es egal, ob Sie ein einzelner Freelancer sind oder ein großes Callcenter.
Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.VITAS erfüllt außerdem alle Voraussetzungen der C5 Gleichwertigkeitsverordnung und bietet damit bereits ein C5-gleichwertiges Sicherheitsniveau. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite Sicherheit.
Sicherlich bevorzugen viele Kund:innen ein Telefongespräch mit geschultem Personal. Fakt ist jedoch, dass all Ihre Anrufenden einen bestens erreichbaren Service im Vergleich zu minutenlangen Warteschleifen oder gestressten Mitarbeitenden bevorzugen. Um Ihre Kund:innen über den VITAS Telefonassistenten zu informieren, können Sie außerdem unser Downloadmaterial nutzen und somit die Akzeptanz zusätzlich erhöhen.
Je nach Szenarientyp arbeitet sie unterschiedlich: Im Freien Szenario wird die Gesprächslogik flexibel über einen individuellen Prompt gesteuert, während im strukturierten Szenario ein klar definierter Gesprächsablauf hinterlegt ist.
Technologisch basiert der Assistent auf fortschrittlichen NLP- (Natural Language Processing) und LLM- (Large Language Model) Technologien für intelligente Sprachverarbeitung. NLP ermöglicht das Verstehen, Analysieren und Interpretieren natürlicher Sprache, während ASR (Automatic Speech Recognition) die Sprache erkennt und TTS (Text-to-Speech) für eine natürlich klingende Sprachausgabe sorgt.
Die Plattform erlaubt die Konfiguration von Telefonassistenten per No-Code-Baukasten, ohne technische Vorkenntnisse. VITAS nutzt hierfür eine eigenentwickelte Infrastruktur, um höchste Standards bei Datenschutz und Sicherheit zu gewährleisten – vollständig ohne ausländische Drittanbieter.
Die KI erkennt Intentionen, verarbeitet unterschiedliche Formulierungen und steuert Gespräche dynamisch. Sie stellt Rückfragen, priorisiert Anliegen und kann komplexe Anfragen – wie z. B. die Zuordnung eines MRT-Termins zur passenden Fachabteilung – effizient und in Echtzeit bearbeiten.
Neben der vollautomatisierten Terminvereinbarung mit unserem Partner samedi gibt es außerdem die Möglichkeit, Termine mit unserer Benachrichtigungsfunktion per SMS oder automatisierten Rückruf teilautomatisiert zu vergeben. So kann der VITAS Telefonassistent Sie auch bei der Terminvereinbarung unterstützen.
Sie können ohne Probleme auch mehrere Standorte oder Abteilungen über die VITAS Plattform verwalten. Hier bietet es sich an, für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu erwerben. So erhalten Sie für jeden Bereich eine eigene Nutzeroberfläche, die durch das Personal am jeweiligen Ort verwaltet werden kann.
Der VITAS Telefonassistent kann Dutzende Gespräche gleichzeitig führen. Somit können all Ihre Anrufenden ihr Anliegen schnellstmöglich anbringen, ohne in einer Warteschleife zu hängen. Auch Besetztzeichen gehören dadurch der Vergangenheit an. So können Sie Ihren Kund:innen den bestmöglichen Service gewähren und deren Zufriedenheit enorm erhöhen.
Auf den Telefonassistenten können auch mehrere Rufnummern (z.B. von verschiedenen Teammitgliedern oder Standorten) weitergeleitet werden. Dadurch kann der VITAS Telefonassistent Ihr gesamtes Team oder auch mehrere Standorte im Telefondienst unterstützen. Hier empfehlen wir jedoch für jeden Standort/jede Abteilung eine eigene VITAS Lizenz zu nutzen, sodass alle Anrufe themenspezifisch in der Plattform gesammelt werden und die Anruferinformationen in der richtigen Abteilung landen.
Für die Einrichtung Ihres VITAS Telefonassistenten benötigen Sie lediglich drei Dinge:
1. Einen aktuellen Internetbrowser
2. Eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage sowie
3. Etwa 1 Stunde Einrichtungszeit - ganz ohne technische Kenntnisse.
Sollten Sie bei der Einrichtung zusätzlich Unterstützung brauchen, stehen Ihnen zahlreiche Tutorial-Videos und Hilfeartikel zur Verfügung.
Wenn Sie das Konversations-Limit Ihres Leistungspakets überschreiten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie zahlen den aufgeführten Preis für jede weitere Konversation, z.B. 0,25 € im Paket Basic, oder Sie entscheiden sich für ein Upgrade auf das nächsthöhere Paket. Zweiteres kann jederzeit unabhängig vom Abrechnungszeitraum erfolgen und lohnt sich vor allem, wenn Sie die inklusiven Konversationen regelmäßig überschreiten.
Als Konversation zählen sowohl eingehende Anrufe und Chats, als auch von Ihnen über die Plattform versendete SMS und automatisierte Rückrufe (Benachrichtigungen) an Ihre Kund:innen.
In Ihrer Dashboard Ansicht haben Sie eine intuitive Übersicht über Ihre verbrauchten Konversationen unterteilt in Anrufe und Benachrichtigungen (SMS / automatisierter Rückruf). Aber keine Sorge, wir behalten Ihre Anrufzahlen ebenfalls im Blick und informieren Sie rechtzeitig, wenn Sie sich dem Limit nähern, d.h. Sie erhalten bei 80 % und 100 % automatisch eine E-Mail von uns.
In Ihrem kostenlosen Probemonat stehen Ihnen 500 Testkonversationen zur Verfügung. Diese setzen sich aus den eingehenden Anrufen und den automatisierten Benachrichtigungen zusammen.
Die Abwicklung von Standardanfragen bzw. das Abhören des Anrufbeantworters ist in der Regel sehr zeitaufwendig. Mit der Nutzung des Telefonassistenten müssen Sie sich keine Sorgen um verpasste Anrufe machen, während Sie Ihre kostbare Zeit in wertschaffende Tätigkeiten investieren. Gerne zeigen wir Ihnen in einer persönlichen Demo die Mehrwerte, ansonsten bietet unsere Trial die Möglichkeit die Plattform 30 Tage kostenlos und ohne Risiko selbst zu testen.
Die kostenlose Testphase endet nach 30 Tagen automatisch und bedarf keiner Kündigung. Damit Sie den Zugriff auf Ihre Daten nicht verlieren ist es wichtig sich während des Probemonats für ein kostenpflichtiges Abonnement zu entscheiden.
Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.
Datenschutz und Datensouveränität stehen bei VITAS an oberster Stelle. Vor dem Hintergrund der unsicheren Rechtslage rund um transatlantische Datenschutzabkommen, wie aktuell beim Transatlantic Data Privacy Framework, verfolgt VITAS bewusst eine klare Strategie: Wir speichern und verarbeiten sämtliche Daten ausschließlich in Deutschland und setzen dabei ausschließlich auf deutsche Cloud- und Infrastrukturpartner. So stellen wir sicher, dass Ihre Daten weder in die USA noch in andere Drittländer übertragen werden und jederzeit vollständig im Einklang mit der DSGVO verarbeitet werden.
Gerade in sensiblen Bereichen wie dem Gesundheitswesen ist Vertrauen entscheidend. Deshalb sehen wir es als unsere Verantwortung, stabile und rechtssichere Lösungen zu bieten, unabhängig von politischen Entwicklungen im transatlantischen Datenschutz.
Nein. Bei VITAS werden Kundendaten grundsätzlich nicht für das Training von KI-Modellen verwendet. Unser oberstes Prinzip ist: Ihre Daten bleiben Ihre Daten. Das bedeutet konkret:
Sämtliche personenbezogenen oder unternehmensspezifischen Informationen, die im Rahmen der Nutzung der VITAS Plattform verarbeitet werden, dienen ausschließlich der Durchführung der gewünschten Dienste und werden nicht zur Weiterentwicklung oder Nachschulung von KI-Modellen herangezogen.
Ja, die VITAS Plattform ist sehr gut für den Einsatz im Gesundheitswesen geeignet.
Gerade in dieser Branche werden besonders sensible personenbezogene Daten, wie etwa Patientendaten, verarbeitet. Daher ist es für uns selbstverständlich, höchste Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz zu erfüllen.
Im besten Fall kann unser Telefonassistent alle Anrufe für Sie annehmen und die benötigten Informationen abfragen. Falls Sie Ihren Anrufenden weiterhin die Möglichkeit geben wollen, persönlich mit Ihnen zu sprechen, können Sie innerhalb des Gesprächsverlaufs oder auch bei bestimmten Anrufgründen eine Weiterleitung einfügen. Wenn bei bestimmten Anliegen der persönliche Kontakt in Ihrem Unternehmen im Vorrang stehen soll, so können Sie dies mit dieser Funktion ganz einfach sicherstellen.
Zunächst stellt der VITAS Telefonassistent gezielt Rückfragen, um unverständliche Antworten nochmals abzufragen. Sollte auch dann keine sinnvolle Kommunikation zwischen dem Telefonassistenten und dem Anrufenden zustande kommen, können Sie in den Eskalationseinstellungen eine “Notfall”-Rufnummer hinterlegen, an dir Ihr Anrufender durchgestellt wird oder eine automatisierte Ansage abgespielt wird.
