DSGVO konform
ISO 27001 zertifiziert
100% ohne
US-Drittanbieter
Kein
Schein-Datenschutz
Voller
Mandantenschutz
Zufriedene Kund:innen
Diese Seite ist Teil des gemeinsamen Pilotprojekts 2025 mit dem Deutschen Steuerberaterverband. Die Initiative basiert auf dem Fachbeitrag “Telefonieren am Limit” aus dem Arbeitskreis Digitalstrategie des DStV. Aus den Projekterfahrungen werden Best Practices für den Berufsstand abgeleitet.
Hilfe im Alltag
Durch einen Assistenten, den Sie komplett individualisieren können, helfen wir Ihnen, einen Fokus auf die wichtigen Themen in Ihrer Kanzlei zu setzen. Erhalten Sie endlich wieder die Zeit zurück, die ansonsten am Telefon verloren geht, während unser Assistent die Telefonie im Hintergrund übernimmt und die Daten für Sie aufbereitet.
Vorteile
Anwendungsfälle
Aus den Erfahrungen von Kanzleien mit hohem Telefonaufkommen lassen sich klare Praxisanwendungen ableiten. Besonders häufig bewährt hat sich die Lösung in folgenden Anwendungsfällen
Neue Mandanten und Mandantinnen können strukturiert Angaben zu Anliegen, Rechtsform, Branche und Leistungswunsch übermitteln.
Abfrage freier Zeitfenster, Erinnerung an Unterlagen, strukturierte Vorbereitung auf Jahresgespräche.
ermöglichen zielgenaue Umsetzung der Mandantenwünsche und können haftungsrelevant sein
Produkt
Ihr Telefonassistent ist in kürzester Zeit startklar – individuell eingerichtet, einfach integriert und sofort einsatzbereit.
Nach der Anmeldung können Sie Ihre Plattform gemäß Ihren Wünschen einrichten. Von der Stimme und Begrüßung bis zu individuellen Öffnungszeiten können Sie den Assistenten an Ihre Bedürfnisse anpassen. Unsere Oberfläche gibt Ihnen dabei volle Übersicht über alle Optionen.
Für die Übersichtlichkeit und genaue Zuordnung der Anrufe nutzt unsere Plattform Szenarien. Ein Szenario ist dabei ein konkreter Anrufgrund für Ihr Unternehmen.
Sie können beliebig viele Szenarien anlegen, die für Ihre Anrufenden abgefragt werden. Für eine noch individuellere Abfrage können Sie die Szenarien im Nachhinein um weitere Frageelemente ergänzen.
Mit dem Telefonassistenten erhalten Sie eine individuelle Assistenennummer. Diese müssen Sie lediglich als simple Weiterleitung in Ihrer Telefonanlage hinterlegen und schon nimmt Ihr Assistent einkommende Anrufe entgegen.
Alternativ bieten wir auch SIP Trunking an – für eine direkte Anbindung Ihrer Telefonanlage an unseren Assistenten, ganz ohne Weiterleitung.
Über unser Ticketing System erhalten Sie dann alle Anrufe visuell aufbereitet und transkribiert. Wenn Sie einmal eine detailliertere Ansicht benötigen, können Sie den genauen Gesprächsverlauf anhand der Detailansicht nachvollziehen oder direkt über den Gesprächsmitschnitt verfolgen.
Testen
In 30 Tagen zur klaren Entscheidung: So läuft Ihre Testphase ab.
Einrichtung & Einführung
Einrichtung & Einführung
Einsatz im Kanzleialltag
Einsatz im Kanzleialltag
Rückmeldung am Ende der Phase
Rückmeldung am Ende der Phase
DStV analysiert Ergebnisse
DStV analysiert Ergebnisse
Der VITAS Telefonassistent basiert auf Künstlicher Intelligenz und entlastet Sie und Ihre Mitarbeitenden in der Telefontätigkeit. Er nimmt Ihre Anrufe entgegen und bereitet die für die Bearbeitung des Anliegens wichtigen Informationen strukturiert in der VITAS Plattform auf.
Die Einrichtung erfolgt ganz einfach:
Verwenden Sie einen aktuellen Internetbrowser, um sich in die VITAS Plattform einzuloggen.
Richten Sie eine Rufnummerweiterleitung in Ihrer Telefonanlage ein, diese Hilfeartikel unterstützen Sie dabei.
Nun benötigen Sie lediglich etwa 60 Minuten Zeit, um den VITAS Telefonassistenten auf Wunsch mit unseren Vorlagen nach Ihren individuellen Anforderungen einzurichten - ganz ohne technische Kenntnisse.
Die VITAS Plattform wurde so entwickelt, dass jedes Unternehmen, unabhängig von Größe und Branche, einen auf ihre individuellen Anforderungen zugeschnittenen Telefonassistenten konfigurieren kann. Dabei ist es egal, ob Sie ein einzelner Freelancer sind oder ein großes Callcenter.
Um Ihre Daten gegen Missbrauch, Verlust und den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen, hat VITAS umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen und ein IT-Sicherheitskonzept nach Standard der ISO 27001 implementiert. Darüber hinaus werden Ihre Daten nach europäischem Standard gehandhabt und datenschutzfreundliche Voreinstellungen im VITAS Telefonassistenten umgesetzt.VITAS erfüllt außerdem alle Voraussetzungen der C5 Gleichwertigkeitsverordnung und bietet damit bereits ein C5-gleichwertiges Sicherheitsniveau. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer Seite Sicherheit.
Sicherlich bevorzugen viele Kund:innen ein Telefongespräch mit geschultem Personal. Fakt ist jedoch, dass all Ihre Anrufenden einen bestens erreichbaren Service im Vergleich zu minutenlangen Warteschleifen oder gestressten Mitarbeitenden bevorzugen. Um Ihre Kund:innen über den VITAS Telefonassistenten zu informieren, können Sie außerdem unser Downloadmaterial nutzen und somit die Akzeptanz zusätzlich erhöhen.
