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Medizinische Fachangestellte (MFAs) sind das Rückgrat jeder Praxis. Sie jonglieren mit Terminen, organisieren Abläufe, nehmen Telefonate entgegen und sind gleichzeitig die erste Anlaufstelle für Patient:innen. Doch genau hier liegt das Problem: Das Telefon klingelt ununterbrochen und das oft wegen Anliegen, die weder medizinisch noch komplex sind, sondern schlicht unnötig viel Zeit rauben.
Jede MFA kennt sie: die Anrufe, die sie am liebsten sofort weiterreichen oder ganz vermeiden würde. Genau dafür gibt es heute intelligente Lösungen:
KI-Telefonassistenten, die repetitive Aufgaben übernehmen, geduldig bleiben und wertvolle Arbeitszeit freischaufeln.
Hier sind die 10 Anrufarten, die Ihr Team garantiert loswerden will und wie KI dabei hilft.
Kaum zu glauben, aber wahr: Die häufigste Frage am Telefon ist nach wie vor eine, die längst überall online steht – Öffnungszeiten.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Die MFA muss den Computer oder Terminkalender verlassen, um eine völlig triviale Information weiterzugeben. Passiert das mehrfach am Tag, summieren sich Minuten zu Stunden.
Wie KI hier hilft:
Der Telefonassistent gibt Öffnungszeiten sofort, zuverlässig und freundlich durch, auch mit individuellen Hinweisen wie „Wir sind nächste Woche wegen einer Fortbildung geschlossen“ oder „Heute nur bis 13 Uhr geöffnet“. Ihr Team hat in der Zwischenzeit den Kopf frei für wichtigere Aufgaben.
Patient:innen rufen regelmäßig an, weil Dokumente verschwinden oder sie unsicher sind, was sie brauchen.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Die MFA wird aus dem Workflow gerissen, muss nachfragen, erklären und oft mehrfach nachhaken und das bei Anliegen, die keinerlei Dringlichkeit haben.
Wie KI hier hilft:
Die KI nimmt strukturierte Informationen wie Name, Geburtsdatum und den gewünschten Fachbereich auf. Das Anliegen wird sauber dokumentiert und an das Team weitergeleitet, das es dann in Ruhe bearbeitet.
Kein Stress, kein ewiges Hin- und Her.
Ein Dauerbrenner in jeder Praxis: Patient:innen, die „nur kurz“ ihr Blutdruck- oder Schilddrüsenmedikament nachbestellen möchten.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Telefonleitungen werden blockiert, die MFA muss Daten aufnehmen und ins System übertragen und das oft mehrmals am Tag.
Wie KI hier hilft:
Der Assistent nimmt Rezeptwünsche jederzeit entgegen, gleicht Daten ab und leitet die Info direkt ins Praxisverwaltungssystem oder als gesicherten Workflow ans Team. So wird der Vorgang dokumentiert, ohne dass jemand ans Telefon gehen muss.
„Ich schaffe es heute nicht“ - ein Satz, der das Praxismanagement ins Chaos stürzen kann.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Die MFA muss im Kalender suchen, Termine freigeben und sofort wieder an andere Patient:innen vergeben. Das bedeutet Stress pur, besonders wenn Wartezimmer und Telefon gleichzeitig voll sind.
Wie KI hier hilft:
Die KI nimmt Terminabsagen entgegen, dokumentiert sie automatisch und kann freie Slots direkt wieder ins System zurückspielen. So entsteht gar nicht erst ein Leerlauf.
Eine harmlose, aber extrem häufige Frage: „Brauche ich meine Überweisung?“ oder „Muss ich meinen Impfpass mitnehmen?“
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Jede dieser Fragen kostet nur 2–3 Minuten, aber hochgerechnet sind das mehrere Stunden pro Woche.
Wie KI hier hilft:
Der Telefonassistent kennt die Antworten auf solche Standardfragen. Patient:innen erhalten sofort die richtigen Informationen, sodass die MFA sich auf wertschöpfende Aufgaben vor Ort konzentrieren kann.
Manche Patient:innen rufen einfach oft mit der gleichen Frage an, aus Unsicherheit oder schlicht aus Gewohnheit.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Das Team wird permanent unterbrochen, selbst wenn die Antwort längst bekannt ist. Geduld und Nerven werden strapaziert.
Wie KI hier hilft:
Die KI bleibt auch beim zehnten Anruf freundlich und professionell. Sie erkennt wiederkehrende Anliegen und beantwortet diese konsistent, ohne dass das Team in einen stressigen Alltag gerät.
„Ist mein Laborergebnis schon da?“ – eine häufig gestellte Frage der Patient:innen.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Oft liegt der Befund noch gar nicht vor. Trotzdem muss die MFA die Akte prüfen und einen Rückruf organisieren.
Wie KI hier hilft:
Der Telefonassistent kann Anfragen dokumentieren, sodass die MFA gezielt und gesammelt Rückmeldungen geben kann.
In vielen Praxen steigt die Zahl an Patient:innen, die kaum oder gar kein Deutsch sprechen.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Die Kommunikation wird mühsam, dauert länger und erfordert oft kreative Improvisation.
Wie KI hier hilft:
Moderne KI versteht und spricht über 20 Sprachen. Das heißt: Patient:innen werden direkt in ihrer Sprache abgeholt. Ihre MFA spart Zeit und Missverständnisse werden reduziert.
Der wohl gefährlichste Satz am Telefon: „Ich hätte eine kurze Frage.“
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Aus “kurz” wird oftmals ein Telefonat, welches sich über mehrere Minuten zieht. Das Ergebnis: Unterbrechung des Arbeitsflusses und unnötiger Stress.
Wie KI hier hilft:
Der Assistent filtert solche Anfragen vor, nimmt sie strukturiert auf und entscheidet: Kann eine automatisierte Antwort reichen oder ist eine Weiterleitung ans Team nötig? Damit landet nur wirklich Relevantes auf dem Schreibtisch der MFA.
Ob Marktforschung, Paketdienst oder schlicht die falsche Nummer - nicht jeder Anruf gehört in die Praxis.
Weshalb gehört diese Frage zu den eher ungeliebten Standards im Praxisalltag?
Jede Unterbrechung reißt aus der Konzentration, selbst wenn das Gespräch nur 20 Sekunden dauert.
Wie KI hier hilft:
Die KI erkennt die Anliegen der Anrufe zuverlässig und diese können dann im Nachgang vom Team ausgefiltert werden.
Diese 10 Anrufarten sind nur die Spitze des Eisbergs, aber sie machen klar, wie viel Zeit und Nerven durch KI-Technologie eingespart werden können. Statt den ganzen Tag das Telefon zu bedienen, können MFAs wieder das tun, was wirklich zählt: Patient:innen betreuen, organisieren und das Praxisteam unterstützen.
Mit VITAS setzen Sie auf einen KI-Telefonassistenten, der 24/7 erreichbar ist, wiederkehrende Anfragen zuverlässig übernimmt und Ihr Team nachhaltig entlastet. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: Die persönliche medizinische Versorgung.
