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Die Digitalisierung hat die Arbeit in Arztpraxen und medizinischen Einrichtungen stark verändert. Moderne Tools versprechen Entlastung und bessere Abläufe, doch nicht selten entsteht das Gegenteil: mehr Stress, mehr Klicks, mehr Verwirrung. Aber woran erkennt man eigentlich, dass die eigene Praxis digital überfordert ist?
Hier sind 7 Anzeichen, die Sie im Blick behalten sollten:
Wenn Ihre Mitarbeitenden mehr Zeit damit verbringen, sich durch Benutzeroberflächen zu klicken, Passwörter einzugeben und zwischen verschiedenen Programmen zu wechseln, als mit den Patient:innen selbst zu sprechen, ist das ein klares Warnsignal. Die Technik sollte die Arbeit vereinfachen, nicht verkomplizieren. Gerade in Stoßzeiten wie Montagmorgen oder vor Feiertagen wird die Überlastung spürbar: Statt einer reibungslosen Routine herrscht Hektik, weil das System nicht so funktioniert, wie es sollte.
Patientendaten, Termine, Abrechnungen, wenn diese Informationen mehrfach erfasst oder sogar manuell übertragen werden müssen, steigt die Fehlerquote automatisch. Tippfehler, veraltete Einträge oder widersprüchliche Informationen sind die Folge. Ein häufiges Symptom: Das Team vertraut eher auf Excel-Listen oder Papierordner, weil die digitale Lösung zu unzuverlässig ist.
Wenn ein System hakt oder nicht alles abdeckt, was die Praxis braucht, entstehen oft Notlösungen: Notizzettel kleben an den Bildschirmen oder es werden analoge Kalender genutzt, um Termine festzuhalten. Solche Workarounds mögen kurzfristig helfen, führen aber langfristig zu Chaos. Denn jeder im Team entwickelt seine eigenen Tricks und am Ende weiß niemand mehr genau, wo welche Information zu finden ist.
Ein starkes Indiz für digitale Überlastung ist die Reaktion neuer Kolleg:innen. Wenn diese mehrere Wochen brauchen, um sich einzuarbeiten, oder regelmäßig Rückfragen stellen müssen, weil die Software zu komplex ist, läuft etwas schief. Selbst digital affine Mitarbeitende, die privat problemlos mit Apps und Online-Tools umgehen, stoßen hier oft an ihre Grenzen. Das führt zu Frustration, unnötiger Belastung und schlimmstenfalls sogar zu höherer Fluktuation.
Auch nach außen wird eine digitale Überlastung sichtbar. Patient:innen beschweren sich über lange Wartezeiten, doppelte Terminbestätigungen oder verlorene Nachrichten. Vielleicht erleben sie sogar, dass das Telefon ständig besetzt ist, obwohl eigentlich ein digitales System für Entlastung sorgen sollte. Wenn die Außenwirkung leidet, wird die Überforderung der Praxis zur echten Gefahr, sowohl für die Reputation als auch für die Bindung der Patient:innen.
Im Gesundheitswesen gelten höchste Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Doch in überlasteten Praxen werden diese Themen oft nach hinten geschoben, weil im Alltag einfach keine Zeit bleibt. „Wir kümmern uns später darum“ wird dann zum Standardsatz. Unsichere Tools, Datenlecks oder unklare Zuständigkeiten sind die Folge. Das Risiko ist enorm und das nicht nur rechtlich, sondern auch im Hinblick auf das Vertrauen der Patient:innen.
Am Ende zeigt sich digitale Überforderung oft daran, dass das Wesentliche auf der Strecke bleibt: Patientenzufriedenheit, Weiterentwicklung des Teams oder die Einführung neuer, wirklich hilfreicher Lösungen. Statt Innovation dominiert das Gefühl, „ständig hinterher zu laufen“. Wenn Digitalisierung dazu führt, dass das Team kaum noch Luft für wertschöpfende Aufgaben hat, dann ist es höchste Zeit, die bestehenden Systeme kritisch zu hinterfragen.
Und jetzt? Den digitalen Reifegrad Ihrer Praxis prüfen!
Wenn Sie beim Lesen dieser Punkte mehrmals genickt haben, ist Ihre Praxis wahrscheinlich an der Grenze zur digitalen Überforderung. Aber keine Sorge: Es gibt Wege heraus.
Wir haben dafür einen kostenlosen KI-Check entwickelt. Damit können Sie herausfinden, ob Ihre Praxis bereit für den nächsten Schritt ist, und zwar den sinnvollen und entlastenden Einsatz von Künstlicher Intelligenz.
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