Morgens um 8 Uhr in einer Arztpraxis:
Vor der Tür warten bereits die ersten Patient:innen. Im Wartezimmer werden Formulare ausgefüllt, Blutentnahmen werden vorbereitet und Notfälle eingeschoben. Währenddessen koordinieren medizinische Fachangestellte (MFA) interne Abläufe, unterstützen behandelnde Ärzt:innen und das Telefon klingelt ununterbrochen.
Diese Situation ist kein Ausnahmefall, sondern Alltag in vielen Praxen und Kliniken.
Das Problem: Jede Unterbrechung reißt Mitarbeitende aus ihrer Konzentration. Jeder Anruf verlangt Aufmerksamkeit. Jede Warteschleife frustriert Patient:innen.
Gleichzeitig bleibt das hohe Arbeitspensum bestehen und das bei zunehmendem Fachkräftemangel. Viele MFAs berichten über enorme Belastung, Unzufriedenheit und dauerhaften Stress. Die Folge sind Personalausfälle, Jobwechsel oder reduzierte Arbeitszeiten. Für das verbleibende Team steigt der Druck weiter: ein Kreislauf, der schwer zu durchbrechen ist. Zusätzlich geben mit 45 % sogar fast die Hälfte der MFAs an, unzufrieden mit ihrem Job zu sein (Umfrage des Instituts der Privaten Krankenversicherungen). Die Folgen sind lange Personalausfälle und Jobwechsel in andere Tätigkeitsfelder.
Doch genau hier setzen digitale Lösungen an.
Der Telefonservice ist ein zentraler Bestandteil des Patientenmanagements. Er stellt sicher, dass Ihre Praxis erreichbar bleibt und das für Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen, Überweisungen oder Rückfragen.
In der Realität bedeutet das jedoch häufig:
Selbst wenn ein Mitarbeitender ausschließlich für den Telefonservice zuständig ist, kann er nur ein Gespräch gleichzeitig führen. Alle anderen warten.
Dabei vereinbaren rund drei von vier Personen ihre Arzttermine weiterhin telefonisch. Die Nachfrage bleibt also hoch – die Ressourcen jedoch nicht.
Eine nachhaltige Lösung muss daher zwei Dinge gleichzeitig ermöglichen:
Mit dem digitalen Telefonassistenten von VITAS wird eingehende Kommunikation strukturiert und effizient bearbeitet – ohne dass das Telefon in der Praxis klingelt.
Über die VITAS Plattform können Gesundheitseinrichtungen – unabhängig von Größe oder Fachrichtung – einen individuellen Sprachassistenten konfigurieren. Und das in weniger als 15 Minuten, ohne technische Vorkenntnisse.
Zur Nutzung genügt:
Der Assistent nimmt eingehende Anrufe automatisiert entgegen. Patient:innen schildern ihr Anliegen frei per Sprache und das ganz ohne Tasteneingaben. Relevante Informationen wie Name, Geburtsdatum oder Medikament werden gezielt abgefragt und strukturiert dokumentiert.
Bis zu 100 Gespräche können gleichzeitig geführt werden.
Anschließend stehen alle Anfragen übersichtlich in der Plattform bereit und können zeitunabhängig bearbeitet werden. Immer genau dann, wenn es in Ihren Praxisablauf passt. Je nach eingesetzter Terminsoftware lassen sich Sprechstunden sogar vollständig automatisiert vergeben.
Das Ergebnis: Mehr Ruhe, mehr Struktur, mehr Effizienz.
Gerade bei häufigen Anliegen wie Rezept- oder Überweisungsbestellungen, die oft bis zu 80 % der Anrufe ausmachen, entsteht ein enormer Effizienzgewinn.
Digitale Lösungen im Gesundheitswesen stehen und fallen mit dem Thema Datenschutz.
Deshalb setzt VITAS auf ein konsequentes Sicherheitskonzept:
Für Sie bedeutet das:
Maximale Datensouveränität, klare Compliance-Strukturen und volle Kontrolle über Ihre sensiblen Patientendaten.
Gerade im Zeitalter internationaler Cloud-Abhängigkeiten ist das ein entscheidender Unterschied.
Digitale Innovation – vollständig “Made in Germany”.
Ein eindrucksvolles Beispiel für den erfolgreichen Einsatz ist das Hausarztzentrum Eiterfeld. Als modernes Versorgungszentrum mit mehreren Fachrichtungen unter einem Dach ist das Anrufaufkommen besonders hoch und das vor allem am Morgen.
Seit Einführung des digitalen Telefonassistenten übernimmt VITAS dort monatlich rund 2.500 Anrufe.
Das Ergebnis:
Gerade in ländlichen Regionen, in denen medizinische Versorgung unter besonderem Druck steht, zeigt sich der Mehrwert digitaler Entlastung besonders deutlich. Sie können dazu gerne mehr in unserer Success Story lesen
Natürlich gibt es keine Einzellösung für alle strukturellen Herausforderungen im Gesundheitswesen.
Doch der Telefonservice ist eine Stellschraube mit enormem Hebel.
Weniger Unterbrechungen bedeuten:
Ein moderner Telefonservice sorgt nicht nur für bessere Erreichbarkeit – er schafft Raum für das Wesentliche: die medizinische Versorgung.
Sie möchten erleben, wie sich ein digitaler Telefonassistent in Ihrer Praxis anhört?
Auf unserer Webseite können Sie gerne reinhören, wie ein typischer Anruf abläuft.
Oder Sie starten sofort mit einer unverbindlichen und kostenfreien Testphase und richten Ihre eigenen Anwendungsfälle auf der VITAS Plattform ein.
Reduzieren Sie den Telefonstress.Sichern Sie Datensouveränität.Stärken Sie Ihr Team nachhaltig.
