Die Digitalisierung des Gesundheitswesens schreitet voran und mit ihr steigen die Erwartungen an effiziente Praxisprozesse und optimale Patientenbetreuung. Doch wo genau setzt Digitalisierung heute konkret an? Und wie profitieren medizinische Einrichtungen davon?
In diesem Artikel zeigen wir 6 praxisnahe Fallbeispiele, wie Arztpraxen mit dem KI‑Telefonassistenten VITAS ihre Prozesse digitalisieren, die Erreichbarkeit verbessern und die administrative Belastung deutlich reduzieren.
Viele Praxen sind heute digitaler als noch vor einigen Jahren: elektronische Patientenakten, Terminbuchungssysteme und E-Rezepte gehören bereits zum Alltag. Doch gerade bei der Telefonkommunikation, einem der größten Zeitfresser im Praxisalltag, steckt noch enormes Potenzial.
Mit VITAS, dem KI‑basierten Telefonassistenten, lassen sich wiederkehrende Anfragen automatisieren und Mitarbeiter:innen nachhaltig entlasten. Bessere Erreichbarkeit, weniger Zettelchaos und mehr Zeit für die medizinische Versorgung sind nur einige der Vorteile.
Problem:
In vielen Praxen blockieren Anrufwellen der Patient:innen die Telefonleitungen und das vor allem morgens und während der Stoßzeiten. Medizinische Fachangestellte sind dadurch oft ausschließlich mit Terminvergabe und -koordination beschäftigt.
Lösung mit VITAS:
Der VITAS-Telefonassistent übernimmt die vollautomatisierte Terminvergabe rund um die Uhr. Patient:innen können selbst Termine buchen, verschieben oder absagen und das ganz ohne personellen Aufwand. Die Synchronisation mit Praxissoftware oder Kalender erfolgt nahtlos.
Resultat:
Problem:
Patient:innen rufen auch außerhalb der regulären Öffnungszeiten an, doch viele Praxen können diese Anfragen nicht beantworten, was zu verpassten Kontaktpunkten und Frustration führt.
Lösung mit VITAS:
Der VITAS Telefonassistent ist, wenn gewollt, 24/7 erreichbar und beantwortet häufige Patientenfragen automatisiert: Öffnungszeiten, Notfallhinweise, Rückrufwünsche oder Standortinfos.
Resultat:
Problem:
In vielen Arztpraxen gehen täglich zahlreiche Anrufe ein, deren Inhalte unterschiedlich sind: Terminwünsche, Rückrufbitten, organisatorische Fragen oder Informationen zu Befunden. Oft werden diese Anrufe nur stichpunktartig notiert, gehen im Alltag unter oder müssen erneut abgehört werden. Eine klare Nachverfolgbarkeit fehlt.
Lösung mit VITAS:
VITAS übernimmt das strukturiere Anrufmanagement:
Alle eingehenden Anrufe werden automatisch erfasst, transkribiert und visuell aufbereitet. Über das integrierte Ticketing‑System erhalten Praxen eine übersichtliche Darstellung aller Anfragen. Bei Bedarf kann der vollständige Gesprächsverlauf in der Detailansicht nachvollzogen oder direkt über den Gesprächsmitschnitt angehört werden.
Resultat:
Problem:
Viele Rückrufbitten erreichen die Praxis über Anrufbeantworter oder werden per Hand notiert. Dabei gehen wichtige Details verloren, es kommt zu Missverständnissen oder zeitlichen Verzögerungen bei der Bearbeitung.
Lösung mit VITAS:
VITAS nimmt Rückrufbitten automatisch entgegen und leitet sie strukturiert weiter. Alle Rückrufwünsche werden mit Uhrzeit, Anliegen und Kontaktdaten im System gespeichert und können durch die MFA oder Ärzt:innen effizient abgearbeitet werden.
Resultat:
Problem:
Praxen mit internationalem Patientenstamm stehen vor der Herausforderung, telefonische Anfragen sprachlich abzudecken. Das stellt Praxen vor große Herausforderungen hinsichtlich der Kommunikation.
Lösung mit VITAS:
VITAS unterstützt mehrere Sprachen und beantwortet häufige Fragen in der Sprache des Anrufenden.
Resultat:
Problem:
Viele Praxen wissen nicht genau, welche Anrufarten am häufigsten vorkommen und wo Engpässe in der Erreichbarkeit bestehen.
Lösung mit VITAS:
VITAS sammelt anonymisierte Nutzerdaten und bietet Auswertungen zu Anrufvolumen, häufigsten Fragen und Stoßzeiten.
Resultat:
Die sechs Fallbeispiele zeigen: Digitalisierung muss nicht komplex oder teuer sein. Mit einem gezielten Einsatz von VITAS als KI‑Telefonassistent können Praxen:
Digitalisierung ist heute kein Zukunftsthema mehr: sie ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für moderne Arztpraxen. Und mit VITAS ist der Einstieg einfach, sicher und effizient. Informieren Sie sich gerne mehr über den VITAS Telefonassistenten auf unserer Webseite und testen Sie diesen 30 Tage kostenlos!
