Der Fachkräftemangel ist längst auch in den Apotheken angekommen. Laut der Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit zählen Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA), pharmazeutisch-technische Assistent:innen (PTA) sowie Apotheker:innen mittlerweile zu den sogenannten Engpassberufen. Neu zu besetzende Stellen weisen entsprechend lange Vakanzzeiten auf – mit spürbaren Auswirkungen auf den Apothekenalltag.
In der Offizin müssen hohe Kundenfrequenzen bewältigt werden, parallel laufen im Labor die Herstellung von Rezepturen und die Prüfung von Wirkstoffen. Gleichzeitig wartet im Backoffice der Wareneingang auf eine zügige Bearbeitung. Diese Vielzahl an Aufgaben trifft zunehmend auf kleinere Teams. In vielen Apotheken wirkt sich diese Situation besonders stark auf die telefonische Erreichbarkeit aus: Weniger Mitarbeitende stehen einem steigenden Anrufaufkommen gegenüber, was den Arbeitsdruck für die verbliebenen Teams deutlich erhöht.
Hinzu kommt, dass ständige telefonische Unterbrechungen nachweislich belastend sind. Studien aus der Wirtschaftspsychologie zeigen, dass häufige Arbeitsunterbrechungen durch Anrufe die Konzentration verringern, Stress erhöhen und langfristig zu Erschöpfung führen können. Für Apotheken bedeutet das nicht nur eine zusätzliche Belastung für das Personal, sondern oft auch Frustration bei Kund:innen, die niemanden erreichen oder lange in Warteschleifen hängen.
Hier setzt die KI-basierte Telefonassistenz von VITAS an. Der Telefonassistent nimmt eingehende Anrufe zuverlässig entgegen, erfasst die Anliegen der Anrufer:innen strukturiert und bereitet alle Informationen übersichtlich auf. Apothekenteams können diese Anfragen anschließend asynchron bearbeiten – also genau dann, wenn es der Arbeitsalltag zulässt. Verpasste Anrufe, volle Mailboxen oder zeitaufwendiges Abhören von Anrufbeantwortern gehören damit der Vergangenheit an.
Die Einsatzmöglichkeiten sind vielseitig: Von der Weitergabe aktueller Informationen wie Öffnungszeiten oder Notdiensten über die Entgegennahme von Medikamentenbestellungen bis hin zur Terminvereinbarung für Beratungsgespräche oder das Anmessen von Kompressionsstrümpfen. Der Assistent arbeitet dabei zuverlässig im Hintergrund und sorgt für eine durchgängige Erreichbarkeit der Apotheke – auch in Stoßzeiten.
Besonders wichtig für den Apothekenalltag ist die einfache Handhabung. Der Telefonassistent lässt sich individuell auf jede Apotheke zuschneiden und ohne technisches Vorwissen selbst einrichten. Anpassungen, etwa bei Abläufen oder Inhalten, können jederzeit vorgenommen werden und sind innerhalb weniger Minuten aktiv. So bleibt die Apotheke flexibel und behält jederzeit die volle Kontrolle über ihre Kommunikation.
Das Ergebnis: spürbare Entlastung für die Mitarbeitenden, besser strukturierte Arbeitsabläufe und eine deutlich verbesserte Erreichbarkeit für Kund:innen. In Zeiten des Fachkräftemangels wird eine intelligente Telefonassistenz damit zu einem wichtigen Baustein, um Servicequalität und Arbeitsbedingungen langfristig zu sichern.
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